三井住友海上の「情報の一元管理」戦略に学ぶ、システム分散による業務非効率の解決策

現代の企業では、複数の業務システムを並行して利用することが一般的になっています。営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、人事管理、経理・会計システムなど、それぞれの目的に応じたツールを導入することで、業務の効率化を図ろうとする企業も多いでしょう。

しかし、各システムが連携されておらず、情報が分散してしまうことによる業務非効率が大きな課題となるケースが増えています。三井住友海上火災保険が中途採用プロセスの情報を一元管理するシステムを導入したように、企業が情報を集約することの重要性は、今後ますます高まるでしょう。

本コラムでは、情報がバラバラなままだとどのような問題が発生するのか、そしてシステムの分散による非効率を解決するための方法について解説します。

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【記事要約】三井住友海上、仲介を介さず直接中途採用を拡大

三井住友海上火災保険は、中途採用における仲介業者の利用を減らし、直接採用を拡大する戦略を進めています。同社は、過去の応募者やイベント参加者などから得た情報を一元管理するデータベースを立ち上げ、求職者に直接情報を発信することで、仲介業者を介さずに採用比率を現在の2割から将来的には5割へ引き上げる計画です。
このシステムにより、求職者は自ら情報を閲覧し、希望するタイミングで応募することが可能になります。このアプローチにより、求職者とのミスマッチを減少させ、効率的な人材確保を目指しています。

出典：日本経済新聞「三井住友海上、仲介通さず中途採用拡大求職者情報を一元管理」2025年2月21日付朝刊

情報が分散すると発生する3つの問題

情報の一元管理ができていないと、企業内で以下のような課題が発生します。

① 業務の属人化が進み、作業負担が増大する

各部門が異なるシステムを使っていると、担当者ごとに異なるデータの管理方法が生まれ、業務の属人化が進みます。例えば、営業部門はSFAを利用し、マーケティング部門は別のツールでリード管理をしている場合、担当者ごとに情報の整理の仕方が異なり、特定の社員にしか分からない状態になりがちです。

こうなると、新しく入社した社員が情報をスムーズに活用できず、引き継ぎにも時間がかかるため、結果的に生産性が低下してしまいます。

② データの重複・入力ミスが増加する

システムごとに異なるデータを手動で入力・更新していると、データの重複や入力ミスが発生しやすくなります。例えば、顧客情報をSFA・CRM・会計システムのそれぞれに手入力する場合、入力ミスが起こる可能性が高くなります。

さらに、一つのシステムで更新した情報が他のシステムには反映されず、どれが最新のデータなのか分からなくなることもあります。これにより、業務効率が低下するだけでなく、顧客対応の質が下がるリスクも生じます。

③ 意思決定に必要な情報が揃わず、機会損失につながる

経営層やマネージャーが迅速な意思決定を行うためには、各部門の情報が統合された形で可視化されている必要があります。しかし、システムが分散していると、データを手作業で収集・集計しなければならず、正確なデータ分析が困難になります。

例えば、営業データと財務データが別々に管理されている場合、新規受注の傾向と利益率をリアルタイムで分析できず、適切な戦略を立てることが難しくなります。結果として、競争力を高めるための施策が後手に回り、ビジネスチャンスを逃す可能性が高まります。

システムの分散による業務非効率を解決する方法

① フルスクラッチ（オーダーメイド）で「自社に最適な情報一元管理システム」を構築する

情報の分散を根本的に解決するには、自社の業務プロセスに合わせた統合システムを構築することが最も有効な手段の一つです。特に、フルスクラッチ（オーダーメイド）での開発を行うことで、以下のようなメリットを得ることができます。

• 業務プロセスに最適化されたシステムを設計できる
• 既存の業務システムと柔軟に連携できる
• 不要な機能を省き、シンプルで使いやすいシステムを実現できる

例えば、三井住友海上火災保険のように「採用情報の一元管理システム」を構築すれば、人材確保の精度向上やコスト削減が可能になります。

② API連携によるデータ統合を活用する

完全に新しいシステムを構築するのが難しい場合、現在利用しているシステムをAPIで連携し、データの統合を図る方法もあります。これにより、異なるシステム間でデータを自動同期し、情報の一元管理を実現できます。

例えば、CRMと会計システムをAPI連携すれば、顧客の購買履歴や請求情報をリアルタイムで共有でき、営業部門と経理部門の連携がスムーズになります。

③ クラウドベースの統合プラットフォームを導入する

クラウドベースの情報管理プラットフォームを活用することで、複数のシステムを統合することも可能です。特に、SaaSを活用しつつ情報を一元化したい企業には、カスタマイズ性の高い統合プラットフォームの導入が有効です。

このようなシステムを導入することで、リアルタイムでデータを共有・管理できる環境を整えることができます。

まとめ：情報の一元管理で業務効率を向上させよう

システムが分散していると、業務の属人化やデータの重複・ミス、意思決定の遅れといった問題が発生し、企業の競争力が低下してしまいます。

こうした課題を解決するためには、フルスクラッチ（オーダーメイド）で自社に最適な統合システムを構築する、API連携で既存システムを統合する、クラウドベースのプラットフォームを活用するなどのアプローチが有効です。

三井住友海上火災保険のように、情報を一元管理することで業務の効率化を進める企業が増えている今、貴社も業務システムの最適化を検討してみてはいかがでしょうか？

最後になりますが、フレシット株式会社では、フルスクラッチ（オーダーメイド）で貴社に最適な統合システムを構築する伴走型のシステム開発の提供を行わせていただいておりますので、下記よりお気軽にご相談ください。

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