社内情報共有の課題を解決！— 業務フローに最適化したシステムで生産性向上

企業の生産性向上には、スムーズな情報共有が欠かせません。しかし、情報共有の仕組みが整っていない企業では「必要な情報が見つからない」「社内コミュニケーションが断片化している」「伝達ミスが多発する」といった課題が発生し、業務効率が低下してしまいます。

本コラムでは、社内情報共有の課題とその影響を整理し、業務フローに最適化したシステムを導入することで、どのように生産性を向上させられるのかを解説します。

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【記事要約】DXによる医療の標準化とデータの見える化、恵寿総合病院の改革

恵寿総合病院はDXを活用し、医療の標準化とデータの見える化を推進。疾患ごとの治療手順や入退院基準を細かく定め、判断のばらつきを抑制した。職員が数値目標や成果を把握できるよう、院内に大型ディスプレーを設置。情報共有をチャット中心に移行し、ミスを削減した。これにより平均入院日数短縮や診療報酬加算の獲得が進み、業務効率と収益が向上。DXの活用が、能登半島地震時の迅速な対応にも貢献した。

出典：日本経済新聞「DX、能登の病院支える　効率化進め人材難補う AIが紹介状下書き/治療手順を共通化」2025年3月7日付朝刊

社内情報共有に関する主な課題

情報共有の問題は、企業規模や業界を問わず、多くの組織で発生しています。特に以下のような課題が挙げられます。

1. 情報が分散し、探しにくい

部門ごとに異なるツールやフォーマットで情報を管理していると、必要なデータがどこにあるのかわからなくなります。Excelやメール、チャット、紙の書類など、複数のツールが混在している企業では、情報を探す時間が増え、業務の非効率化につながります。

2. 伝達ミスや情報の抜け漏れが発生しやすい

情報共有が適切に行われていないと、伝達ミスや抜け漏れが発生しやすくなります。特に、プロジェクトの進捗状況や顧客対応履歴などの重要情報が正しく共有されないと、業務の遅延やクレームの発生原因になりかねません。

3. 社内コミュニケーションが断片化する

チャットツールやメールなどの連絡手段が多岐にわたると、情報がバラバラになり、必要な情報を関係者が見落としてしまうことがあります。また、リモートワークが増加する中で、対面でのコミュニケーションが減少し、組織内の情報共有がさらに難しくなっています。

4. 情報の更新がリアルタイムで行われない

業務において重要な情報がリアルタイムで更新・共有されない場合、古いデータをもとに意思決定を行ってしまうリスクがあります。特に、営業やカスタマーサポートなどの部門では、最新の情報が共有されないことで、適切な対応ができなくなる可能性があります。

業務フローに最適化したシステムの必要性

上記のような情報共有の課題を解決するには、業務フローに最適化されたシステムの導入が効果的です。既存のパッケージソフトでは企業ごとの業務プロセスに完全に適合しないケースが多く、フルスクラッチ開発によるカスタムシステムの構築が推奨されます。

1. 情報を一元管理し、スムーズな検索を実現

フルスクラッチ開発なら、業務フローに応じた情報の一元管理システムを構築できます。例えば、顧客情報、プロジェクト管理、ナレッジ共有などを一つのプラットフォームに統合し、関係者がいつでもアクセスできる環境を作ることが可能です。

2. リアルタイムで情報共有を自動化

業務の進捗状況やタスクの変更がリアルタイムで反映されるシステムを導入することで、伝達ミスや情報の遅れを防ぎます。例えば、営業やプロジェクト管理のシステムと連携し、最新の情報が自動で反映される仕組みを構築することで、関係者全員が最新データをもとに業務を遂行できます。

3. 業務に適したUI/UXで直感的に使えるシステム設計

フルスクラッチ開発なら、企業の業務フローに最適化されたユーザーインターフェース（UI）を設計できるため、社員が直感的に操作できるシステムを構築できます。使いやすいシステムは定着率が高く、スムーズな情報共有を促進します。

4. 業務プロセスに合わせた柔軟なカスタマイズが可能

企業ごとに情報共有のニーズは異なります。例えば、製造業では生産管理データの共有が重要であり、医療業界では患者情報の適切な管理が求められます。フルスクラッチ開発なら、業界ごとの特性に合わせたシステムを構築でき、情報共有の最適化を実現できます。

フルスクラッチ開発で実現する生産性向上

情報共有の仕組みを業務フローに最適化することで、以下のようなメリットが得られます。

• 意思決定のスピード向上：リアルタイムの情報更新により、迅速な判断が可能になる
• 業務の効率化：情報を探す手間が減り、本来の業務に集中できる
• エラーやミスの削減：情報の一元管理により、伝達ミスを防ぐ
• 社員の働きやすさ向上：明確な情報共有ルールとシステム化でストレスを軽減

フルスクラッチ開発を活用することで、企業の業務プロセスに最適化されたシステムを構築し、社内の情報共有をスムーズにすることが可能です。

まとめ

社内情報共有の課題を放置すると、業務の遅延や生産性の低下を招きます。企業ごとの業務フローに最適化された情報共有システムを導入することで、リアルタイムの情報更新、検索性の向上、伝達ミスの削減が実現できます。

特に、フルスクラッチ開発によるシステム構築は、業務に完全に適合した設計が可能であり、持続的な生産性向上を支援します。DXを加速させ、競争力を強化するためにも、自社に最適な情報共有システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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社内の情報共有の仕組みが不十分だと、業務の非効率化や伝達ミスが増え、生産性の低下を招きます。DXを進めるうえで、業務フローに最適化された情報共有システムの導入は不可欠です。しかし、既存のパッケージシステムでは企業ごとの業務プロセスに完全には適応できず、柔軟性に欠けることが課題となります。

フレシット株式会社 は、 企業ごとの業務フローに最適化されたフルスクラッチ開発 を強みとし、情報共有の課題を根本から解決します。

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