エクセル業務をシステム化する！そのメリットや手法を徹底解説

COLUMN コラム詳細

Microsoft社提供の「エクセル（Excel）」は、豊富な機能を備えており、業種・職種を問わず多様なビジネスシーンで重宝するツールです。しかしながら、本来は表計算ソフトの1つに過ぎないため、業務の複雑化や規模拡大に伴って使用をやめる方向に舵を切り、システム化を検討する企業が増えているようです。

このコラムでは、「なぜ今、エクセル業務のシステム化が必要なのか？」という疑問に答えながら、エクセル業務をシステム化するメリットや、具体的な手法について解説しています。システム化する際の課題と対策、成功事例なども紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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1 エクセル業務とは？
2 なぜ今、エクセル業務のシステム化が必要なのか？
3 エクセル業務のシステム化を検討すべき3つのサイン
4 エクセル業務をシステム化する5つのメリット
5 エクセル業務をシステム化する手法
6 エクセル業務をシステム化する際の課題と対策
7 エクセル業務システム化の成功事例
- 7.1 某建設会社の事例
- 7.2 某不動産会社の事例
8 まとめ
9 さいごに
- 9.1 監修者プロフィール

エクセル業務とは？

エクセルは、Microsoft社が開発した表計算ソフトです。数値計算・集計処理から、データ集計・分析まで数多くの機能を備え、多彩な要件に対応できるという強みがあります。

エクセル業務とは、このような強みを活かしながら、売上管理、収支算出、帳票作成といったさまざまな業務をエクセルで行うことです。さらに、プログラミング言語である「VBA（Visual Basic for Applications）」によって機能を拡張することで、エクセル業務の幅はより大きくなります。

なぜ今、エクセル業務のシステム化が必要なのか？

エクセル業務のシステム化とは、エクセルを用いて行ってきたさまざまなプロセスの生産性をより高めるために、別途構築したシステムへと移行することです。

昨今、エクセル業務のシステム化が必要となっている主な理由として、次の5つが挙げられます。

エクセルによる管理には限界がある
ビッグデータの活用による新たな価値創造が重要
人為的ミスの防止と生産性向上が急務
組織の規律と統一性が必要
高いセキュリティレベルの実現が不可欠

以下、それぞれについて順に解説します。

エクセルによる管理には限界がある

エクセルはあくまで表計算ソフトの1つであるため、あまりに膨大な量のデータや複雑な情報を扱うケースでは、ファイルの起動や処理が遅くなることがあります。そのため、業務の規模拡大や複雑化が進むと、いずれエクセルでは対応しきれなくなる恐れがあるのです。

ビッグデータの活用による新たな価値創造が重要

社会的要請が複雑化し、企業間競争が日々激しさを増す昨今、ビジネス活動において発生するさまざまなデータの活用が成否を左右するといえます。つまり、ビッグデータと呼ばれる膨大な情報をいかに戦略的に管理・分析し、新たな価値を創造できるかが極めて重要なのです。

その実現に向けて各企業は、エクセル活用の枠を超え、AI（人工知能）などの最新テクノロジーを駆使した高度なシステムを構築する必要があります。

人為的ミスの防止と生産性向上が急務

エクセルを用いた業務プロセスでは、やむを得ず人為的な操作や属人的な処理が介在するケースがあります。その一方で、複雑化・多様化が進む昨今のビジネス環境では、たった1つの人為的ミスが命取りとなり、ライバルの先行を許してしまう状況に陥りかねません。

企業がこのような事態を避けながら生き残っていくには、システム化による属人化の排除と生産性の向上が急務なのです。

組織の規律と統一性が必要

エクセルは扱いが手軽で自由度が高い分、作業者によってルールがまちまちで統率が取れなくなり、業務スピードや効率性を阻害してしまう恐れがあります。同じ帳票なのにさまざまなフォーマットが生まれてしまうのは典型的な例です。

そのため、一定以上の規模に成長した組織では特に、システム化によって規律を正し、統一性を確保する必要があります。

高いセキュリティレベルの実現が不可欠

エクセルはさまざまな情報を個別ファイルの形で管理できるため、メンバー間での共有や外部への持ち出しが容易です。一方でその利便性の高さ故に、情報漏洩のリスクが大きいともいえます。

高いセキュリティレベルが求められる昨今のビジネス環境では、機密情報をエクセルで扱うのは避け、堅牢な対策を施したシステムを構築するのが賢明でしょう。

エクセル業務のシステム化を検討すべき3つのサイン

エクセル業務のシステム化を検討すべきサインとして代表的なものは、次の3つです。

類似ファイルが散在し、バージョン管理が煩雑になっている
作業に時間がかかるなど生産性が低下している
業務スピードに情報更新やメンテナンスが追い付いていない

以下、順に解説します。

類似ファイルが散在し、バージョン管理が煩雑になっている

不用意なコピーが繰り返されたために、類似のエクセルファイルが散在するケースは珍しくありません。その結果、バージョン管理が煩雑になってどれが最新版か分からなくなり、業務に致命的な影響を及ぼすこともあります。

このような状況が全社的に見られるのであれば、システム化を検討すべきでしょう。

作業に時間がかかるなど生産性が低下している

エクセル内に膨大な情報が蓄積されているためにファイルが重くなり、作業に時間がかかっているようであれば、システム化を考える時期かもしれません。

生産性が悪いだけではなく、そのような状況で無理にエクセル業務を続けることで、ファイル自体が破損してしまうこともあります。

業務スピードに情報更新やメンテナンスが追い付いていない

日々変化する業務のスピードにファイルの更新やメンテナンスが追い付いていないようであれば、エクセル業務のシステム化を検討すべきでしょう。

ファイル内容が実態にそぐわなければ、リアルタイムな情報把握ができず、業務に支障をきたします。

エクセル業務をシステム化する5つのメリット

エクセル業務をシステム化する主なメリットは、次の5つです。

業務の効率がアップする
迅速な意思決定が見込める
コストの削減が可能
拡張性が高まる
セキュリティレベルが向上する

それぞれ、以下で解説します。

業務の効率がアップする

エクセルは特定の業務を自動化することが可能ですが、前提となるデータ整備については手動で行わなければならないことも多く、担当者は一定の負荷を強いられます。

データの取得や加工なども含めて全プロセスをシステム化すれば、担当者の負荷は大幅に軽減され、別のコア業務に集中できるといった効率化が促進されるでしょう。

迅速な意思決定が見込める

エクセル業務では情報更新を手動で行うケースが多く、リアルタイム性に欠けることがあります。そのような状況では、データを基にした迅速な意思決定は望むべくもないでしょう。

システム化によって、さまざまな情報がリアルタイムに更新され、それらを的確に可視化できれば、タイムリーな判断を下すことが可能になります。

コストの削減が可能

エクセル業務ではデータのインプットを手作業に委ねることが多く、誤入力などのミスが発生しやすいといえますが、システムによって自動化されればヒューマンエラーが防げる上、そこに割いていた人件費の削減へとつなげることが可能です。

また、各種帳票類をシステム内でデジタルデータとして管理することで、紙媒体の印刷コストや保管コストも削減できます。

拡張性が高まる

前述した通り、エクセルはあくまで表計算ソフトの1つであり、管理できる情報の量や内容には限界があるのが現実です。

一方、システム化すればエクセルでは難しかった大規模なデータや複雑な情報が扱えるようになり、一気に拡張性が高まります。組織の成長やビジネスの拡大にも無理なく対応できるでしょう。

セキュリティレベルが向上する

情報を個別ファイルとして管理するエクセル業務は、手軽で利便性が高い一方で、紛失や漏洩といったリスクが付きまといます。システム化すればそのようなリスクが軽減されるほか、アカウントに権限を設けることによって不正アクセスを防ぐことも可能です。

そのほか、多要素認証の導入、ファイアウォールの設置など、エクセル業務では難しかった多彩なセキュリティ対策が実現できます。

エクセル業務をシステム化する手法

エクセル業務をシステム化するにはさまざまな手法がありますが、大別すると次の4つです。

VBAマクロ
RPA系ツール
SaaS系ツール
フルスクラッチ開発

以下、順に解説します。

VBAマクロ

エクセルのマクロには、ノーコードで操作を記録し自動化する機能のほか、プログラミング言語であるVBAを用いて、より高度な制御を実現できる仕組みがあります。

この仕組みを活用することによりエクセルだけで一定のシステム化が可能ですが、相応の知識と技術力が必要となるため、誰でも手軽にできるわけではありません。また、マニュアルの整備などによって作成者以外が引き継げるようにしておかないと、業務内容の変化に合わせた的確なメンテナンスができなくなります。

RPA系ツール

RPA（Robotic Process Automation）は、マウス操作やキーボード入力といったパソコン上のオペレーションをロボットが自動処理するテクノロジーです。エクセル業務におけるデータ入力や集計、帳票作成といったさまざまな処理をRPAでシステム化できます。

RPA系ツールは種類が多く、自社にマッチした的確なものを導入する必要があります。そのため、実際にいくつか試用して比較検討するなど、慎重に選定することが重要です。また、自動化する作業の内容を決める設計のプロセスが効果を左右する上、業務要件の変更に対応するには継続的なメンテナンスが不可欠となります。

SaaS系ツール

SaaS（Software as a Service）は、ソフトウェアを端末にインストールするのではなく、インターネットを介したサービスとして提供する形態です。データはすべてクラウド上にあり、場所や時間を選ばず複数メンバーが共有できるため、利便性が格段にアップします。また、セキュリティ対策やバージョンアップも提供ベンダーが行ってくれるなど、管理コストの削減も可能です。

SalesforceやHubSpotといった多機能SaaS系ツールを活用してエクセル業務をシステム化すれば、SaaSサービスのメリットを存分に享受しながら、顧客データの管理を始めとしたマーケティングプロセスのすべてをワンストップで実現できるようになります。ただし、多くのSaaS系ツールは機能が固定されたパッケージとして提供されることが多く、カスタマイズには制約があるなど、提供ベンダーへの依存度が高くなってしまうのがデメリットです。

フルスクラッチ開発

フルスクラッチ開発とは、既存のパッケージやツールなどを使用せず、専用のシステムをゼロから構築することです。業務に合わせて詳細までカスタマイズできるため、特殊な要件にもマッチした最適なシステムを実現できるというメリットがあります。

エクセル業務だけではなく、関連するビジネスフローを含めてトータルで効率化を図りたい際には、ぜひおすすめしたい手法です。ただし一方で、上述した他の手法よりも時間と労力がかかるため、自社の業務要件や費用対効果などを総合的に考慮して検討することが大切です。

エクセル業務をシステム化する際の課題と対策

エクセル業務をシステム化する際には、以下のような課題と向き合う必要があります。不安な場合は、コンサルタントやシステム会社などの専門家に相談することをおすすめします。

対象となる業務範囲を明確にしなければならない

ただ単にエクセルで行っていた作業を別のツールやシステムに置き換えるのではなく、一連の業務フローを最適化できる形を見据えながらシステム化の対象範囲を決めるのがベストです。

最適なシステム化手法を選定する

自社の業務にマッチした最適なシステム化手法を選定した上で、初期費用やランニングコストを見積もる必要があります。これらは上述した業務範囲と密接に関連しているため、本コラムのような情報を参考にしながら並行して検討するのが良いでしょう。

システム化したあとの教育やサポートはしっかりと行う

教育やサポートは、専門チームを結成した上、緻密な計画と無理のないスケジュールを基に進めることが重要です。

エクセル業務システム化の成功事例

某建設会社の事例

A社では、支払いや請求に関するエクセルファイルが担当者ごとに乱立。そのため、月末にはそれらを手集計せねばならず、経理担当者の残業時間が大きなものとなっていた。

そこで、多機能SaaS系ツールを導入し、支払いや請求の金額をリアルタイムで一元管理できるよう改善。その結果、集計時間が半分以下となり、経理担当者の残業が大幅に削減された。

某不動産会社の事例

B社では、日次の売上データをエクセルに転記する作業にかなりの時間を要する上、ミスが頻発。業務効率に大きな支障が出ていた。

そこで、属人的なエクセル作業の廃止を決断し、RPA系ツールを導入。その結果、売上データの転記時間が大幅に短縮され、ミスも発生しなくなった。

まとめ

豊富な機能を誇るエクセルは、その登場以来、勢いを落とすことなくあらゆるビジネスシーンで使われ続けています。しかしながら、ビッグデータを活用した新たな価値創造や、高いセキュリティレベルの実現が声高に叫ばれている昨今では、別の手法による進化、つまりはシステム化が強く求められているのも事実です。

バージョン管理の煩雑化、生産性の低下など、本コラムで紹介したような「エクセル業務のシステム化を検討すべきサイン」が見られるようであれば、一刻も早くシステム化の検討を始めることをおすすめします。

さいごに

エクセル業務のシステム化は、単なる「ツールの置き換え」ではありません。
本当に重要なのは、その業務がなぜエクセルで回っているのか、どこに無理や限界が生じているのかを整理し、将来の業務や事業成長まで見据えた形で仕組みを再設計することです。

フレシット株式会社では、いきなりシステムを作るのではなく、
エクセル業務の背景にある業務フロー・判断ルール・属人化ポイントを丁寧に整理したうえで、
「VBAやSaaSで十分なのか」「フルスクラッチで作るべきなのか」を含めて最適な選択肢をご提案しています。

特に、

・業務にフィットしないパッケージに違和感を感じている
・将来の拡張や他システム連携まで見据えたい
・エクセルの延命ではなく、本質的に業務を変えたい

といった課題をお持ちの場合、フルスクラッチ（オーダーメイド）開発は大きな力を発揮します。

「今のエクセル業務、このままでいいのだろうか？」
そう感じたタイミングこそが、見直しの最適なスタート地点です。
エクセル業務のシステム化を本気で検討されている方は、ぜひ一度、当社にご相談ください。業務に本当にフィットする“使い続けられるシステム”を、伴走型でご一緒に設計します。