システム開発の引き継ぎ方法は？必須項目や依頼会社の選び方についても詳しく解説

システム開発では、担当者が退職するなどの様々な理由により、引き継ぎを行わなければならないケースが発生します。その際は、適切な方法を把握した上で慎重に対応を進めないと、無駄な手間や時間がかかることになるため注意が必要です。

この記事では、システム開発の引き継ぎ方法、用意すべき資料の内容などについて詳しく解説しています。システム開発会社に依頼する際の流れや、依頼先となる会社の選び方についても触れていますので、ぜひ参考にしてください。

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システム開発の引き継ぎとは？

システム開発の引き継ぎとは、様々な理由によって、これまでの体制とは異なる新たな体制にシステム開発の担当を移管することを指します。一般的に、複雑なシステムであるほど専門性が高くなり、引き継ぎの難易度は上がります。また、規模が大きいシステムでは引き継ぎ事項が多岐に渡るため、相応の労力が必要となるでしょう。

「引き継ぎ」は事務的な作業に思われがちですが、実際は「次の人がスムーズに仕事を始められるためのサポート」でもあります。引き継ぎが不十分の場合、後任者がシステム内容をゼロから把握しなくてはいけなくなったり、知識が属人化してトラブル時に誰も対応できなくなったりすることもあるため注意が必要です。開発の無駄・ミスを防ぐためにも、システム開発の引き継ぎは非常に重要なのです。

なお、ここでは、一般的にシステムは将来にわたって永続的に更新や追加開発が必要なものであると捉え、リリース前の開発フェーズにおける引き継ぎに限らず、リリース後の運用保守フェーズに入ったシステムの引き継ぎについても対象としています。

システム開発の引き継ぎが必要になるタイミング

システム開発の引き継ぎが必要になるタイミングは、主に次のような状況であると考えられます。

• 担当者を変えざるを得ないとき
• 自社での保守や管理が難しくなったとき
• システムの移行やアップデートが必要になったとき
• 委託会社を変更するとき

それぞれについて、順に解説します。

担当者を変えざるを得ないとき

これまでの担当者が、退職や休職、異動などによってシステム開発を継続できなくなった場合には、引き継ぎが必要です。

まずは、しかるべき新たな担当者をアサインした上で、既存担当者がいるうちに、システムの内容や管理方法などをしっかりと引き継いでおく必要があります。

同一人物が長きにわたって担当を続けているケースもありますが、一般的には定期的に担当者の変更が発生するものと考え、普段から引き継ぎフローの確立や資料の整備などを心掛けておくと良いでしょう。

自社での保守運用や管理が難しくなったとき

自社でシステムの運用保守や管理を行っていたケースでは、その継続が難しくなった際にも引き継ぎを検討する必要があります。

前項で触れた担当者の退職に伴い、しかるべき新たな担当者が見つからない場合や、「サーバーなどのハードウェアが老朽化した」「開発ツールのサポート期間が終了した」といった状況により、自社では手に余るようなケースが考えられるでしょう。

この場合、プロフェッショナルであるシステム開発会社に委託するのが一般的な対策となります。

システムの移行やアップデートが必要になったとき

システムの移行やアップデートが必要になったときも、システム開発の引き継ぎを検討するタイミングの1つです。

システムの移行やアップデートが必要となる理由には、上述したハードウェアの老朽化やサポート期間の終了を始め、時代の要請やユーザーニーズに対応するためのシステムリニューアルなどがあります。

特に、複雑かつ大規模なシステムの場合、システムの移行やアップデートには高い専門性や多くのリソースが必要となります。そのため、既存の体制に不安があるときは、経験豊富な外部のプロフェッショナルに委託するのが賢明といえるでしょう。

委託会社を変更するとき

「品質が悪い」「高額な費用がかかる」など、現在システム開発を委託している会社に何らかの問題があり、新たな委託会社への変更を余儀なくされた際にも、引き継ぎをしっかりと行う必要があります。

新たな委託会社を選定する際には、コスト面を始め、技術力や専門性、サポートの充実度などを総合的に考慮することが重要です。詳しくは後掲する「システム開発の引き継ぎを依頼する会社の選び方や注意点」の章で解説します。

システム開発の引き継ぎ方法

システム開発の引き継ぎ方法は、一般的に次の2つに大別されます。

• システム開発会社に依頼する
• 社内のリソースで対応する

それぞれ、以下で解説します。

システム開発会社に依頼する

引き継ぎのための適切な要員が社内にいない場合、システム開発会社にシステム開発の引き継ぎを依頼するのが通例です。企業における人手不足が社会的な問題となっている昨今では、多くの企業がシステム開発会社を利用し、効果的なシステム開発を実現しています。

高い専門性や優れた技術力を備えたシステム開発会社に依頼できれば、スムーズに引き継ぎが進められる上、将来にわたるメンテナンスまでをトータルでサポートしてもらうことも可能です。

なお、詳しくは後掲する「システム開発の引き継ぎを依頼する会社の選び方や注意点」の章で解説します。

社内のリソースで対応する

十分なリソースを社内で用意できる状況であれば、自社の担当者にシステム開発を引き継ぐことも可能です。大手企業などでは、システム開発を担う専門の部署が設置されていることも多いため、一般的な方法といえるでしょう。

ただし、社内の人間が相手だからと高を括ることなく、システム開発会社への引き継ぎと同様、丁寧に対応することが重要です。特に、退職などによって現在の担当者との継続的なコミュニケーションが難しくなるケースがありますので、迅速かつ十分な引き継ぎを計画することをおすすめします。
口頭による簡易な引き継ぎで済ませるのではなく、詳細な資料を作成の上、しっかりと引き継ぎを行いましょう。

システム開発の引き継ぎ資料に含めるべき項目

システム開発の引き継ぎをスムーズに進めるには、あらかじめ詳細な資料を作成し、引き継ぎする側と受ける側で認識を合わせておくことが重要です。引き継ぎ資料には、主に次のような項目を含めておくと良いでしょう。

• システムの目的・概要
• 対象業務のフロー
• 既存の資料やドキュメント
• 現状の課題やトラブル
• 今後のスケジュール

以下、それぞれについて順に解説します。

システムの目的・概要

システム開発の引き継ぎ資料には、対象となる業務の内容はもちろんのこと、「システム化によって何を実現したいのか」「どのような方法でそれを実現するのか」など、システムの目的や概要を明確に記載しておくことが重要です。

また、事業全体を俯瞰する観点から、組織の中でのシステムの位置付けや他業務との関わりまで記載してあると、後任者が今後の方向性を正確に見極められます。

対象業務のフロー

システム開発の引き継ぎ資料では、対象業務のフローを視覚化し、システムの流れや関わり方を明確にしておく必要があります。実際の画面キャプチャなどを織り交ぜながら、対象業務のどの部分がどのような形でシステム化されているのかを的確につかむことが大切です。

既存の資料やドキュメント

既存の資料やドキュメント類を一覧化し、いつでも参照できるよう引き継ぎ資料にまとめておくことも重要です。特に大規模なシステムでは資料やドキュメントが大量にあると考えられるため、目的のものがどこにどのような形で管理されているかを明記しておくのは必須といえます。

また、万が一のトラブル時などに連絡するための関係者や問い合わせ先が一覧できるドキュメントも整備の上、引き継ぎ資料に記載しておきましょう。

現状の課題やトラブル

現在抱えている課題やトラブルを引き継ぎ資料に整理しておくことも大切です。

課題については、それぞれの優先度や解決案を併記することで、後任者が有益に活用しながらシステム全体の品質を高めていくことができます。また、起こりがちなトラブルや想定される事態とともにその対処法まで共有しておけば、後任者に安心感を与えることもできるでしょう。

今後のスケジュール

具体的にどのような日程で引き継ぎを進めるかといった短期的なスケジュールはもちろん、引き継ぎ後の開発やメンテナンスはどのように計画されているかなど、中・長期的なスケジュール案も作成の上、引き継ぎ資料に記載しておくことをおすすめします。

時系列で作業内容やマイルストーンを明確にすることで、今後のタスクをスムーズに見通せるだけではなく、品質向上や対応漏れ防止にもつながります。

システム開発の引き継ぎを依頼する際の流れ

前述した通り、システム開発の引き継ぎ方法には「システム開発会社に依頼する」「社内のリソースで対応する」の2通りがありますが、ここでは、システム開発会社に依頼する際の流れについて解説します。

なお、社内のリソースで対応する場合であっても、基本的な流れが大きく変わることはありません。

1.引き継ぎ範囲の確認

まずは「何をどこまで引き継ぐか」を明文化します。どのシステムが引き継ぎの対象か確認することはもちろん、要件定義・設計・開発・テスト・運用保守のうちどこまで引き継ぐか、後任が担う業務はどこまでかなど、詳しいニーズを明らかにしておきましょう。

引き継ぎ範囲が決まらないと、「誰が何をやるか」が曖昧になってしまいます。
「その業務は担当できない」という齟齬が起きると引き継ぎ先もなかなか決定せず、想像以上に難航するかもしれません。想定外の問い合わせ・手戻りが増えて非効率になったり、引き継ぎ資料がピンボケになったりするケースもあります。

2.引き継ぎ先の確定

次に、「誰が引き継ぐのか」「どのような立場・スキルを持った人が担当するのか」を明確にし、それに応じて引き継ぎ内容を具体化します。あらかじめ引き継ぎ先の技術レベルや業務理解度を把握しておくことで、内容にギャップのある引き継ぎを避けやすくなるので押さえておきましょう。

また、引き継ぎを受ける側の準備状況や不安点について事前に確認しておくと、スムーズな引き継ぎができます。情報共有におけるコミュニケーションのスタイルや伝達範囲を明確にし、必要に応じて秘密保持契約（NDA）の締結も検討するのがおすすめです。

3.引き継ぎスケジュールの設定

引き継ぎ作業を計画的・段階的に進めるため、スケジュールを明確にします。
「いつまでに引き継ぎを完了させたいか」がわかれば、逆算してスタート時期も可視化しやすくなります。

大切なのは、後任者が理解できるスピードで進めることです。
引き継ぎをスピード化する方法もありますが、結果として引き継ぎに抜け・漏れが生じては意味がありません。急な業務や質問対応にも対応できるよう、スケジュールにバッファを持たせ、「理解できたかどうか」を重視することがポイントです。

4.引き継ぎ情報の棚卸し

後述の「システム開発の引き継ぎに必要な項目」を参考にしながら、引き継ぎ情報の棚卸しを進めましょう。まずは、必要な情報を漏れなく整理するとともに、引き継ぎ先からの質問や疑問に対応できる状態を整えておくことが重要です。

必要な情報は一覧でわかりやすく伝えられるよう、ジャンル別に一覧化しておくとよいでしょう。不足している部分があれば都度書き足しをおこない、新たに追加・編集できるようにしておくことで、時代ごとの最新バージョンにカスタマイズできるようにしておくのがおすすめです。

引き継ぎ内容に優先度をつけることで、限られた時間の中でも効果的に対応できるようになり、後任者のスキルや理解度に合わせたカスタマイズもスムーズになるでしょう。

5.引き継ぎ資料の作成・提供

棚卸しした引き継ぎ内容を、資料に落とし込んでいくフェーズです。文書や資料として整理し、後任者がすぐに活用できる状態になるまでナレッジを共有していきましょう。どの情報がどこに書いてあるかが明確になっていれば、「引き継ぎ資料に記載したのに…」というミスコミュニケーションも減らせます。

資料を作成する際は、シンプルで分かりやすく、最新情報を反映するよう努めましょう。場合によってはダイアグラムやスクリーンショットなど図式・画像をフル活用して視覚的にわかりやすくしたり、FAQを盛り込んだりするのも効果的です。

6.テスト実施・フォローアップ

引き継ぎがある程度完了したら、後任だけでシステムを動かせるかテストします。不明点があれば早めに解消し、基本的には後任だけで自走できるよう対策しておきましょう。発生しやすいトラブルシューティングやFAQについては、事前に資料を用意しておくのもおすすめです。

また、テスト実施後も1ヶ月程度のフォローアップ期間を設定し、質問やトラブルの対応をサポートする準備を整えておきましょう。引き継ぎ後のサポート体制を整え、もし問題が大きくなった場合のエスカレーション方法を確認しておきます。

システム開発の引き継ぎを依頼する際の費用

システム開発の引き継ぎをシステム開発会社に依頼する場合、システムの内容や規模によって大きく料金が異なるため、費用感を一言でまとめるのは困難です。一般的には、数十万〜数百万円程度の費用に収まることが多いようですが、場合によっては、引き継ぎ開発のみで1,000万円を超えるケースもあるでしょう。

一方、引き継ぎ後のシステム運用保守にかかる費用の相場は、年間で開発費の5〜15％程度といわれています。そのため、月額換算で数万〜数十万円の運用保守費用が一般的となりますが、実際にはさらにサービス委託費やサポート料金などが加算されることも多くあるようです。

いずれにせよ、ここに掲載した金額はあくまでも目安と考え、引き継ぎを依頼する際にはシステム開発会社から見積もりを取得し、慎重に検討することをおすすめします。

システム開発の引き継ぎ先の会社の選び方・注意点

適切な引き継ぎ先を選ぶことで、引き継ぎ作業がスムーズに進み、システムが安定的に運用されるようになります。ここでは、理想的なシステム引き継ぎ先を選ぶ基準を解説します。

技術的スキルと経験

最も大切なのは、システム開発や運用保守に関する技術的スキルと経験の有無です。引き継ぎ先が必要なスキルセットを持っていない場合、引き継ぎ後の運用保守が難しくなり、問題が発生する可能性が高くなります。

まずは、システムで使用されている技術（プログラミング言語、フレームワーク、データベース、クラウドインフラなど）に精通しているか確認しましょう。システムのデプロイ、運用、監視、トラブルシューティングなど、運用保守業務に関する実務経験があると、さらに安心して依頼できます。

学習能力と柔軟性

システムや技術は常に進化しており、今ある知識だけでは将来の業務に対応できないことが多いです。学習能力と柔軟性のある担当者または企業であれば、安心してシステム開発を引き継ぐことができます。引き継ぎ資料を読み解く力や、自発的に質問しながら吸収していく力をチェックするとわかりやすいです。

その他、未知の領域にも臆せず挑戦する姿勢や、学んだことをすぐ実務に活かせる応用力を評価してもよいでしょう。新しいことでも柔軟に受け入れ、行動を調整できる能力があれば、ユーザーに評価されるシステムに成長させてくれそうです。

コミュニケーションスキル

必要な情報を適切な相手に、適切なタイミングで、わかりやすく伝えるコミュニケーションスキルを評価し、会話のしやすさを優先する方法もあります。

システム開発の現場は専門用語が多く、時には複雑で難しいプログラミングをする必要もあることから、システムの仕様や運用を「正確に」かつ「分かりやすく」伝えることが欠かせません。相手の話を最後まで聞き、理解してから返答できる能力がある人やシステム開発会社であれば、安心してシステム開発を任せられます。

また、引き継ぎの段階から少しずつ問題点を素早く共有・相談できる関係性を構築しておくのがおすすめです。

サポートネットワークとリソース

システムの引き継ぎ先がいかに優秀であっても、「一人で完結できない部分」が必ず出てきます。システムを安定して運用・改善していくため、周囲に相談・協力できる人材や必要な情報・ツールがそろっているのが理想です。「誰に何を聞けばいいか」がドキュメント化されていたり、  必要なマニュアルやナレッジが整っていてすぐ見つかったり、サポートネットワークとリソースが整っていれば安心です。

他部署・外部パートナーとの連携で動いているシステムは多いです。システム開発が属人化しないよう、情報共有と相談体制を重視しましょう。

社風・風土に関する理解度

システム開発や引き継ぎにおいて軽視されがちな「社風・風土に関する理解度」も、実は非常に重要です。システム開発の現場では、ドキュメントにない「この会社ならではの決まりごと」が意外と多く、社風に合わない言動や態度はチームとの距離を生みやすくなります。トラブル対応や提案の仕方も、会社の価値観に合わせることが求められるでしょう。

自分のスタイルを相手のやり方に合わせて変えられる柔軟性がある人や、組織の背景や価値観に対して理解しようとする気持ちがある人であれば安心です。「うちをわかってくれる」という人に引き継ぎすることで、コミュニケーションも取りやすくなります。

システム開発の引き継ぎでよくある失敗

システム開発の引き継ぎで失敗し、システムが有効に活用できなくなったり、業務が滞ったりしてしまう例は少なくありません。その多くは、主に次のような状況に起因しています。

• 資料やドキュメントが不足しており引き継ぎが十分でない
• 業務の理解が中途半端なまま引き継ぎに着手してしまった
• 新たな担当者もしくはシステム開発会社が十分なスキルを持ち合わせていない
• 引き継ぎやその後の運用保守に十分なリソースを充てられていない

これまで触れてきた通り、システム開発の引き継ぎをスムーズに実現するには、必要な内容が記載された資料やドキュメントをしっかりと整備した上、基本的な流れに沿って慎重に進めることが重要です。

また、コストを重視しすぎるあまり、費用は安いものの技術力や経験に乏しいシステム開発会社に依頼してしまったり、十分なリソースを用意できなかったりすることで、失敗するケースもあります。
コスト削減の意識は大切ですが、それによって本末転倒とならないように注意しましょう。

システム開発の引き継ぎに必須の29項目

システム開発の引き継ぎをする際は、以下の情報を漏れなく引き継ぐように意識しましょう。

【システム概要】
・システムの目的・概要（何のためのシステムか）
・対象ユーザー・利用部門
・システム構成図（インフラ、ミドルウェア含む）
・使用している技術スタック（言語、FW、DBなど）

【開発ドキュメント】
・要件定義書
・画面設計書（UI/UX仕様）
・機能仕様書（処理内容、フロー）
・ER図／DB設計書
・外部／内部設計書

【ソースコード・バージョン管理】
・Gitリポジトリの場所と構成
・ブランチ運用ルール（main/dev/featureなど）
・コーディング規約
・使用しているライブラリ・パッケージ一覧
・自動テストの有無と内容

【環境・インフラ情報】
・本番／ステージング／開発環境の構成と違い
・使用しているクラウド（例：AWS、Azure、GCP）
・サーバー構成・IPアドレス・ホスト名
・デプロイ方法（CI/CDパイプラインの手順）
・外部サービス／APIの利用情報

【運用保守】
・定期作業内容（バッチ処理、DBバックアップなど）
・障害時の対応フロー（エラー発生時の手順）
・ログの確認方法・場所
・モニタリングの方法（アラート設定など）

【進行中のタスク・課題】
・残タスク・未対応の課題リスト
・現在の開発スケジュールとマイルストーン
・バグ管理状況（既知バグ、暫定対応など）

【関係者・連絡先】
・担当者一覧（名前・役割・連絡手段）
・技術的な問い合わせ先
・外部ベンダーやSaaSサービスの窓口情報

引き継ぎの目的は、後任者が「迷わず・止まらず・安心して」開発や運用保守を再開できる状態にすることにあります。システムの内容や引き継ぎ先からの要望に合わせてチェックリストを作成し、漏れなく引き継ぐよう対策しましょう。

さいごに

本コラムでは、システム開発の引き継ぎ方法や依頼する会社の選び方を詳しく解説させていただきました。

しかし、本コラムで書かれているような引き継ぎの準備の重要性は分かるが、システム開発にかかわったことのない自分には、引き継ぎの準備自体に心理的なハードルを感じる、といったお客さまが多くいらっしゃることも理解しております。

そのため、フレシット株式会社では、お客さまが引き継ぎ準備の段階からシステム開発をお任せいただけるようなサービスを提供しております。

システム開発の引き継ぎに課題をお持ちのお客さまがいらっしゃいましたら、下記よりお気軽にお問い合わせをいただければと思います。

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