システム開発の引き継ぎ方法は？必須項目や依頼会社の選び方についても詳しく解説

システム開発では、担当者が退職するなどの様々な理由により、引き継ぎを行わなければならないケースが発生します。その際は、適切な方法を把握した上で慎重に対応を進めないと、無駄な手間や時間がかかることになるため注意が必要です。

この記事では、システム開発の引き継ぎ方法、用意すべき資料の内容などについて詳しく解説しています。システム開発会社に依頼する際の流れや、依頼先となる会社の選び方についても触れていますので、ぜひ参考にしてください。

＞＞フルスクラッチ（オーダーメイド）のシステム開発について詳細はこちら

システム開発の引き継ぎとは？

システム開発の引き継ぎとは、様々な理由によって、これまでの体制とは異なる新たな体制にシステム開発の担当を移管することです。一般的に、複雑なシステムであるほど専門性が高くなり、引き継ぎの難易度は上がります。また、規模が大きいシステムでは引き継ぎ事項が多岐に渡るため、相応の労力が必要となるでしょう。

手間や時間を最小限に抑え、トラブルの発生を防ぎながらスムーズに引き継ぎを進めるには、必要となる情報を整理の上、流れやポイントをしっかりと押さえておくことが重要です。

なお、ここでは、一般的にシステムは将来にわたって永続的に更新や追加開発が必要なものであると捉え、リリース前の開発フェーズにおける引き継ぎに限らず、リリース後の運用保守フェーズに入ったシステムの引き継ぎについても対象としています。

システム開発の引き継ぎが必要になるタイミング

システム開発の引き継ぎが必要になるタイミングは、主に次のような状況であると考えられます。

• 担当者を変えざるを得ないとき
• 自社での保守や管理が難しくなったとき
• システムの移行やアップデートが必要になったとき
• 委託会社を変更するとき

それぞれについて、順に解説します。

担当者を変えざるを得ないとき

これまでの担当者が、退職や休職、異動などによってシステム開発を継続できなくなった場合には、引き継ぎが必要です。

まずは、しかるべき新たな担当者をアサインした上で、既存担当者がいるうちに、システムの内容や管理方法などをしっかりと引き継いでおく必要があります。

同一人物が長きにわたって担当を続けているケースもありますが、一般的には定期的に担当者の変更が発生するものと考え、普段から引き継ぎフローの確立や資料の整備などを心掛けておくと良いでしょう。

自社での保守や管理が難しくなったとき

自社でシステムの運用保守や管理を行っていたケースでは、その継続が難しくなった際にも引き継ぎを検討する必要があります。

前項で触れた担当者の退職に伴い、しかるべき新たな担当者が見つからない場合や、「サーバーなどのハードウェアが老朽化した」「開発ツールのサポート期間が終了した」といった状況により、自社では手に余るようなケースが考えられるでしょう。

この場合、プロフェッショナルであるシステム開発会社に委託するのが一般的な対策となります。

システムの移行やアップデートが必要になったとき

システムの移行やアップデートが必要になったときも、システム開発の引き継ぎを検討するタイミングの1つです。

システムの移行やアップデートが必要となる理由には、上述したハードウェアの老朽化やサポート期間の終了を始め、時代の要請やユーザーニーズに対応するためのシステムリニューアルなどがあります。

特に、複雑かつ大規模なシステムの場合、システムの移行やアップデートには高い専門性や多くのリソースが必要となります。そのため、既存の体制に不安があるときは、経験豊富な外部のプロフェッショナルに委託するのが賢明といえるでしょう。

委託会社を変更するとき

「品質が悪い」「高額な費用がかかる」など、現在システム開発を委託している会社に何らかの問題があり、新たな委託会社への変更を余儀なくされた際にも、引き継ぎをしっかりと行う必要があります。

新たな委託会社を選定する際には、コスト面を始め、技術力や専門性、サポートの充実度などを総合的に考慮することが重要です。詳しくは後掲する「システム開発の引き継ぎを依頼する会社の選び方や注意点」の章で解説します。

システム開発の引き継ぎ方法

システム開発の引き継ぎ方法は、一般的に次の2つに大別されます。

• システム開発会社に依頼する
• 社内のリソースで対応する

それぞれ、以下で解説します。

システム開発会社に依頼する

引き継ぎのための適切な要員が社内にいない場合、システム開発会社にシステム開発の引き継ぎを依頼するのが通例です。企業における人手不足が社会的な問題となっている昨今では、多くの企業がシステム開発会社を利用し、効果的なシステム開発を実現しています。

高い専門性や優れた技術力を備えたシステム開発会社に依頼できれば、スムーズに引き継ぎが進められる上、将来にわたるメンテナンスまでをトータルでサポートしてもらうことも可能です。

なお、詳しくは後掲する「システム開発の引き継ぎを依頼する会社の選び方や注意点」の章で解説します。

社内のリソースで対応する

十分なリソースを社内で用意できる状況であれば、自社の担当者にシステム開発を引き継ぐことも可能です。大手企業などでは、システム開発を担う専門の部署が設置されていることも多いため、一般的な方法と言えるでしょう。

ただし、社内の人間が相手だからと高を括ることなく、システム開発会社への引き継ぎと同様、丁寧に対応することが重要です。特に、退職などによって現在の担当者との継続的なコミュニケーションが難しくなるケースがありますので、迅速かつ十分な引き継ぎを計画することをおすすめします。
口頭による簡易な引き継ぎで済ませるのではなく、詳細な資料を作成の上、しっかりと引き継ぎを行いましょう。

システム開発の引き継ぎ資料に含めるべき項目

システム開発の引き継ぎをスムーズに進めるには、あらかじめ詳細な資料を作成し、引き継ぎする側と受ける側で認識を合わせておくことが重要です。引き継ぎ資料には、主に次のような項目を含めておくと良いでしょう。

• システムの目的・概要
• 対象業務のフロー
• 既存の資料やドキュメント
• 現状の課題やトラブル
• 今後のスケジュール

以下、それぞれについて順に解説します。

システムの目的・概要

システム開発の引き継ぎ資料には、対象となる業務の内容はもちろんのこと、「システム化によって何を実現したいのか」「どのような方法でそれを実現するのか」など、システムの目的や概要を明確に記載しておくことが重要です。

また、事業全体を俯瞰する観点から、組織の中でのシステムの位置付けや他業務との関わりまで記載してあると、後任者が今後の方向性を正確に見極められます。

対象業務のフロー

システム開発の引き継ぎ資料では、対象業務のフローを視覚化し、システムの流れや関わり方を明確にしておく必要があります。実際の画面キャプチャなどを織り交ぜながら、対象業務のどの部分がどのような形でシステム化されているのかを的確につかむことが大切です。

既存の資料やドキュメント

既存の資料やドキュメント類を一覧化し、いつでも参照できるよう引き継ぎ資料にまとめておくことも重要です。特に大規模なシステムでは資料やドキュメントが大量にあると考えられるため、目的のものがどこにどのような形で管理されているかを明記しておくのは必須といえます。

また、万が一のトラブル時などに連絡するための関係者や問い合わせ先が一覧できるドキュメントも整備の上、引き継ぎ資料に記載しておきましょう。

現状の課題やトラブル

現在抱えている課題やトラブルを引き継ぎ資料に整理しておくことも大切です。

課題については、それぞれの優先度や解決案を併記することで、後任者が有益に活用しながらシステム全体の品質を高めていくことができます。また、起こりがちなトラブルや想定される事態とともにその対処法まで共有しておけば、後任者に安心感を与えることもできるでしょう。

今後のスケジュール

具体的にどのような日程で引き継ぎを進めるかといった短期的なスケジュールはもちろん、引き継ぎ後の開発やメンテナンスはどのように計画されているかなど、中・長期的なスケジュール案も作成の上、引き継ぎ資料に記載しておくことをおすすめします。

時系列で作業内容やマイルストーンを明確にすることで、今後のタスクをスムーズに見通せるだけではなく、品質向上や対応漏れ防止にもつながります。

システム開発の引き継ぎを開発会社に依頼する際の流れ

前述した通り、システム開発の引き継ぎ方法には「システム開発会社に依頼する」「社内のリソースで対応する」の2通りがありますが、ここでは、システム開発会社に依頼する際の流れについて解説します。ただし、社内のリソースで対応する場合であっても、基本的な流れが大きく変わることはありません。

システム開発の引き継ぎをシステム開発会社に依頼する際の流れは、次の通りです。

• 依頼先となるシステム開発会社を選定する
• 業務フローや目的を共有する
• システムの環境や構成を共有する
• 現状の課題を共有する
• スケジュールを明確にする

以下、順に解説します。

1.依頼先となるシステム開発会社を選定する

システム開発の引き継ぎをシステム開発会社に依頼する場合、まずは依頼先となるシステム開発会社を選定する必要があります。その際は、費用はもちろん、技術力や専門性、サポートの充実度などを総合的に考慮することが重要です。詳しくは、後掲する「システム開発の引き継ぎを依頼する会社の選び方や注意点」の章で解説します。

2.業務フローや目的を共有する

依頼先となるシステム開発会社が決まったら、対象業務のフローやシステム化の目的といった前提となる事柄を共有します。定型業務だけではなく、非定型業務やイレギュラーな対応、それらとシステムの関わりなど、詳細に渡って共有することがポイントです。
システムを理解するにはまず対象業務を詳しく把握することが必須となるため、非常に大切なステップといえます。

3.システムの環境や構成を共有する

業務フローや目的を共有したら、次にシステムの環境や具体的な構成を共有します。設計書やシステム構成図など、既存のドキュメントを存分に活用しながら詳細までしっかりと共有しておきましょう。

なお、システム開発会社によっては、システムへのアクセス権を与えることで、自ら主体的に解析作業を行い、プログラムレベルまでの詳細を把握してくれるところもあります。

4.現状の課題を共有する

システムの環境や構成を共有したら、次に現状抱えている課題を共有します。これにより、今後のシステム開発における方向性が明確になり、後任者がスムーズに業務を進めることが可能です。

また、これまでのトラブルやその際の対処内容についても共有しておくと、今後同様のトラブルが発生した際、的確な対応によって影響を最小限に食い止められるでしょう。

5.スケジュールを明確にする

前ステップまでの流れで、業務内容やシステム概要、現状の課題などを共有できたら、それを基にスケジュールを明確にすることが大切です。その際は、具体的な引き継ぎのスケジュールだけではなく、今後のメンテナンスやアップデートに関する中・長期的なスケジュールも作成しておくと良いでしょう。

スケジュールは引き継ぎの初期段階で作成するケースも多く見られますが、システムの内容や構成、現状の課題などによって工数が大きく変わってくるため、すべて共有した段階で改めて計画し直すことをおすすめします。

システム開発の引き継ぎを開発会社に依頼する際の費用

システム開発の引き継ぎをシステム開発会社に依頼する場合、システムの内容や規模によって大きく料金が異なるため、費用感を一言でまとめるのは困難です。一般的には、数十万〜数百万円程度の費用に収まることが多いようですが、場合によっては、引き継ぎ開発のみで1,000万円を超えるケースもあるでしょう。

一方、引き継ぎ後のシステム運用保守にかかる費用の相場は、年間で開発費の5〜15％程度といわれています。そのため、月額換算で数万〜数十万円の運用保守費用が一般的となりますが、実際にはさらにサービス委託費やサポート料金などが加算されることも多くあるようです。

いずれにせよ、ここに掲載した金額はあくまでも目安と考え、引き継ぎを依頼する際にはシステム開発会社から見積もりを取得し、慎重に検討することをおすすめします。

システム開発の引き継ぎを依頼する会社の選び方や注意点

システム開発の引き継ぎを依頼する会社を選ぶ際には、押さえておきたいポイントや注意点があります。主なものは次の通りです。

• 十分な技術力や引き継ぎ実績があるか
• 手厚いサポートがあるか
• 担当者との相性は良いか
• 費用感は適切か

それぞれについて、以下で解説します。

十分な技術力や引き継ぎ実績があるか

システム開発の引き継ぎを依頼する会社を選ぶ際には、候補となるシステム開発会社に十分な技術力や引き継ぎの実績があるかを確認することが重要です。

高い専門性と技術力を持つ経験豊富な会社であれば、スムーズに引き継ぎが進められるほか、トラブル発生時にも適切な状況判断によって、影響を最小限に食い止められるなどのメリットが期待できます。

手厚いサポートがあるか

手厚いサポートが付属しているかどうかも、システム開発の引き継ぎを依頼する会社を選ぶ際の重要なポイントです。特に引き継ぎが初めての場合は、充実したサポートとともに親身になって伴走してくれる会社を選ぶことをおすすめします。

また、電話・メール・直接訪問といったサポート方法や、サポート可能な時間帯など、細かい点についても確認しておくと良いでしょう。

担当者との相性は良いか

担当者との相性やコミュニケーションの取りやすさは、少なからず業務の効率性に影響します。システム開発会社の担当者と自社の相性が良ければ、スムーズな引き継ぎが期待できるでしょう。

また、会社のスタンスは担当者に現れることが多いものです。担当者との相性やコミュニケーションに不備を感じる場合、単なる一個人の問題ではなく、同じ会社の別の担当者ともマッチしない恐れがあります。

費用感は適切か

ビジネスとしてシステム開発の引き継ぎを依頼する以上、費用感は非常に重要な要素です。そのため、依頼する会社を選ぶ際には、複数の会社から見積もりを取得した上で、慎重に比較検討することをおすすめします。

見積もりの内容に疑問や不明点があれば、正式な契約を結ぶ前に必ず解消しておきましょう。

＞＞システム開発会社の選び方についてはこちら

システム開発の引き継ぎでよくある失敗

システム開発の引き継ぎで失敗し、システムが有効に活用できなくなったり、業務が滞ったりしてしまう例は少なくありません。その多くは、主に次のような状況に起因しています。

• 資料やドキュメントが不足しており引き継ぎが十分でない
• 業務の理解が中途半端なまま引き継ぎに着手してしまった
• 新たな担当者もしくはシステム開発会社が十分なスキルを持ち合わせていない
• 引き継ぎやその後の運用保守に十分なリソースを充てられていない

これまで触れてきた通り、システム開発の引き継ぎをスムーズに実現するには、必要な内容が記載された資料やドキュメントをしっかりと整備した上、基本的な流れに沿って慎重に進めることが重要です。

また、コストを重視しすぎるあまり、費用は安いものの技術力や経験に乏しいシステム開発会社に依頼してしまったり、十分なリソースを用意できなかったりすることで、失敗するケースもあります。
コスト削減の意識は大切ですが、それによって本末転倒とならないように注意しましょう。

さいごに

本コラムでは、システム開発の引き継ぎ方法や依頼する会社の選び方を詳しく解説させていただきました。

しかし、本コラムで書かれているような引き継ぎの準備の重要性は分かるが、システム開発にかかわったことのない自分には、引き継ぎの準備自体に心理的なハードルを感じる、といったお客さまが多くいらっしゃることも理解しております。

そのため、フレシット株式会社では、お客さまが引き継ぎ準備の段階からシステム開発をお任せいただけるようなサービスを提供しております。

システム開発の引き継ぎに課題をお持ちのお客さまがいらっしゃいましたら、下記よりお気軽にお問い合わせをいただければと思います。

＞＞フルスクラッチ（オーダーメイド）のシステム開発について詳細はこちら