kintone導入でよくある失敗5選｜成功に導く改善策を解説！

kintoneは、ノーコードで柔軟に業務アプリが作成できるクラウドサービスです。印象的なテレビCMの影響もあり、着実に導入企業を増やしています。

しかしその一方で、kintoneをうまく使いこなせず、導入は失敗だったと感じてしまう企業も増えているようです。いったいその原因はどこにあるのでしょうか。

このコラムでは、kintone導入でよくある失敗のパターンをはじめ、その根本的な原因や、失敗を防ぐポイントなど、kintone導入を成功に導くためのさまざまな情報を紹介しています。kintoneの活用に際してよくある質問にもお答えしていますので、kintone導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

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kintoneとは？

kintoneは、国内トップクラスのグループウェア「サイボウズOffice」などのプロダクトで知られる、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。

プログラミングをはじめとしたITスキルがなくても、AI（人工知能）などを駆使しながら誰でもスピーディに業務アプリが作れる「ノーコードツール」であることが大きな特徴です。そのため、ITエンジニアが不足している昨今は、特に注目を集めています。

さらに、著名タレントが出演する印象的なテレビCMの効果も相まって、業務支援ソフトウェアの分野では日本トップクラスの市場シェアを持つほどに成長しました。今後も数多くの企業が、業務のシステム化や効率化に向けて導入を進めるものと予想されます。

kintoneを導入する企業が増えている背景

昨今、kintoneを導入する企業が増えている背景には、次のような理由が存在します。

• 誰でも自社にマッチする業務アプリを構築できる
• 自由度が高く、柔軟な対応が可能
• 幅広い業務で活用できる
• DX推進のニーズが高まっている

以下、順に解説します。

誰でも自社にマッチする業務アプリを構築できる

一般的な業務アプリやシステムの開発では、プログラミングを始めとしたITスキルが必須となるため、システム部門や開発ベンダーなどの専門家に依頼する必要があります。当然、相応のコストや時間がかかる上、完成したアプリやシステムがうまく業務にフィットしないこともあります。

一方、kintoneはITスキルが不要なノーコードツールであるため、実際の業務を理解している現場メンバーが、アプリの開発に直接かかわることが可能です。そのため、自社にマッチする業務アプリが実現し、無理のない運用が期待できます。

自由度が高く、柔軟な対応が可能

kintoneは、情報共有、業務プロセス構築、顧客管理など、多くの機能を実現できる便利なツールです。また、さまざまな外部サービスとも連携できるほか、JavaScriptやAPIなどを用いてより高度化・専門化することも可能となっており、業務の状況に合わせて簡単にアプリを進化させられます。

これらの拡張性や柔軟性、自由度の高さも、kintoneを導入する企業が増えている理由の1つです。

幅広い業務で活用できる

特殊な要件を持つニッチな業務や、重要ではあるものの規模の小さい業務などは、費用対効果に鑑みてアプリ化・システム化が見送られるケースもあるでしょう。

しかしながら、多機能かつさまざまな外部サービスと連携可能なkintoneであれば、そういった業務であっても大きなコストをかけずに対応できます。また、ノーコードツールである一方、プログラミングによってカスタマイズもできるため、複雑な要件にも柔軟に対応し、幅広く活用することが可能です。

DX推進のニーズが高まっている

企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する必要性が叫ばれるようになって久しいですが、まだまだ対応できていない企業は数多く存在します。一方で、顧客ニーズや社会的要請が複雑化し、環境変化のスピードが加速している昨今、DX推進の必要性は日々高まっているのが現実です。

そのような状況において、専門的な知識を持っていなくても社内のシステム化や業務プロセスの改革が実現できるkintoneがますます注目を集め、導入に踏み切る企業が増えているのも納得といえます。

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なぜkintoneの導入を失敗と感じる企業が多いのか

kintoneは多機能な上、直感的なインターフェースで使いやすいと評価されることが多くあります。一方で、現場メンバーを始めとする従業員のITスキルやリテラシーはまちまちであるため、すべてのユーザーが使いやすいと感じるわけではないようです。

特に、複数の階層を設定して緻密に制御できるアクセス権限などは、多機能であるが故に複雑で理解しづらいといった声が聞かれることもあります。

kintoneの導入を成功させるには、これらの現実を理解しておくことが重要です。つまり、各ユーザーのリテラシーや感じ方のギャップを把握し、社内教育やサポートを丁寧に行うことがポイントといえます。

多くの企業でkintoneの導入を失敗と感じてしまう理由の1つは、このポイントを押さえておらず、各ユーザーのギャップを埋める工夫を怠ったところにあります。その結果、運用するにしたがってユーザーの不満が蓄積されていき、全体として「kintoneを適切に使いこなせていない」という状況に陥ってしまうのです。

なお、kintoneの導入を失敗に終わらせないためには、次章で紹介する「kintone導入でよくある失敗のパターン」も参考にしてください。

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kintone導入でよくある失敗のパターン5選

kintone導入でよくある失敗のパターンは、次の5つに大別できます。

• 導入目的が曖昧で現場にきちんと伝わっていない
• 管理がおろそかになり不要なアプリが散在する
• 現場が望む要件が満たされていない
• 既存の仕組みをそのまま再現しようとする
• 要求レベルが高すぎて期待外れと感じてしまう

以下、それぞれについて解説します。

導入目的が曖昧で現場にきちんと伝わっていない

単に「業務効率が向上できるから」「専門知識なしで誰でも業務アプリが作れるから」「多くの企業が導入しているから」といった理由だけでkintoneを導入すると、失敗に終わってしまうことが多いでしょう。これらはすべてkintoneの特徴やメリットの1つであって、導入の目的にはなり得ない、非常に曖昧なものだからです。

kintone導入の失敗パターンには、このような曖昧な目的を掲げ、現場メンバーが具体的な導入目的を理解できないまま運用を進めてしまったケースが多く存在します。

管理がおろそかになり不要なアプリが散在する

プログラミングを始めとしたITスキルがなくても、AIなどを活用しながら誰でも業務アプリが作れるというのは、kintoneの大きな特徴の1つです。しかしながら、その特徴を最大限活かすためとはいえ、アカウントをむやみに配布し自由にkintoneを使わせるのはおすすめしません。その結果、煩雑な状況となって管理が行き届かなくなる恐れがあるからです。

多くのメンバーにkintoneを自由に使わせた結果、運用されていない不要なアプリが散在し、同じ目的のマスタデータが複数存在するような事態に陥ったというケースもあります。

現場が望む要件が満たされていない

経営陣などのマネジメント層が自らの見解のみでアプリを開発したため、実際に現場メンバーが望む要件が満たされないものができあがったというのも、kintone導入でよくある失敗パターンの1つです。

kintoneアプリの開発時は、実際にアプリを活用する現場メンバーをしっかり巻き込まないと、業務にマッチしない無用なものとなってしまう恐れがあります。その結果、結局はExcelなどこれまでのツールを活用し続ける羽目になり、kintoneは全く使われずに放置されているといったケースも存在します。

既存の仕組みをそのまま再現しようとする

kintoneは多機能であるため、業務フローを始め、既存のルールや仕組みをそのまま再現できるケースもあるでしょう。しかしその結果、ユーザーが「結局同じことをするだけであれば、慣れ親しんだこれまでのツールのほうが良い」と感じ、元のやり方に戻ってしまっては、kintoneを導入した意味がありません。

特に、前述したDX推進における施策の1つとしてkintoneを導入した場合、それを機に業務プロセスの改革や大幅な効率化を実現する必要があります。kintone導入の際には、既存のルールや仕組みにこだわり過ぎることなく、業務フローを1から構築し直すつもりで検討するのが賢明といえるでしょう。

要求レベルが高すぎて期待外れと感じてしまう

膨大な規模のデータ処理や、複雑な関数を駆使するような専門業務など、kintoneにはあまり得意でない領域も存在します。また、外部サービスの連携やカスタマイズが可能であることを始め、いくら多機能で便利とはいっても、緻密な業務要件に沿ってゼロから開発するフルスクラッチのシステム構築には敵わないのが現実です。

kintoneに過度な期待を寄せた結果、要求レベルがあまりにも高度になってしまうと、kintoneの限界に達した際に「期待外れ」と感じてしまうこともあるでしょう。

kintone導入の失敗に共通する根本的な原因

繰り返し触れている通り、kintoneが多くのユーザーを集める理由の1つに「専門知識やITスキルがなくてもノーコードで業務アプリが作成できる」という特徴があります。注意したいのは、この特徴が「kintone＝大した努力も必要なく直ちに望みを叶えてくれる万能ツール」である事実を意味するわけではないということです。

kintone導入に失敗するパターンを分析していくと、その多くに、「kintoneに大きな期待を寄せ過ぎて、現実を知って落胆する」ひいては「kintoneの導入は失敗だったと判断する」という流れが共通して存在していることに気付きます。

上述の通り、kintoneは夢のような万能ツールではありません。kintoneの導入に成功している企業の多くは、アプリを開発し、実際に活用し、課題をフィードバックして改善するというサイクルを繰り返しています。つまり、一般的にアプリやシステムを導入・運用する際の基本ポイントを忠実に実行しているのです。

kintoneの導入に失敗する背景には、このような努力が抜けているところに、根本的な原因があるように思えます。

kintone導入の失敗を防ぐためのポイント

kintone導入の失敗を防ぎ、成功に導くための主なポイントは、次の通りです。

• 導入目的を明確にする
• いきなり完璧を求めずスモールスタートする
• kintoneの不得手な領域を理解する
• 専門家の支援を受ける

それぞれについて、以下で解説します。

導入目的を明確にする

kintoneを導入する目的が曖昧なものであると、失敗に終わってしまう恐れが大きくなります。単に「業務効率向上のため」といった抽象的な目的では、実際にkintoneを使用する現場メンバーのモチベーションは上がらず、効果的な業務アプリの開発や有効な活用は期待できないでしょう。

kintoneを導入する際にはまず、「○○業務の作業量を減らしてコストを抑えたい」「△△業務のプロセスを可視化して全員が実施できるようにしたい」など、可能な限り具体的な目的を掲げ、現場メンバーを含めた関係者全員に浸透させることが大切です。

いきなり完璧を求めずスモールスタートする

kintoneは誰でもスピーディに業務アプリが作れるノーコードツールです。この特徴は、まずアプリを作り、実際に業務で使ってみて、改善点をフィードバックするといったサイクルもスピーディに回せることを意味します。

前述した通り、kintoneの導入に成功している企業の多くは、アプリを開発し、実際に活用し、課題をフィードバックして改善するというサイクル、すなわち基本的なPDCAサイクルを繰り返し実行しています。いきなり完璧を求めず、まずはスモールスタートで使ってみるといった中・長期的な観点を持つことが、kintone導入の失敗を防ぐポイントの1つです。

kintoneの不得手な領域を理解する

kintoneは多機能であるとはいえ、どのような要件にも応えられる万能ツールではありません。前述した通り、膨大な規模のデータ処理や、複雑な関数を駆使するような込み入った業務はあまり得意ではない上、高度な専門性を有する基幹システムを完璧に置き換えることも難しいでしょう。

これらの現実を理解した上で、中・長期的な観点から、自社の業務にマッチするようアプリを育てていく意識を持つことも、kintone導入の失敗を防ぐための大切なポイントです。

専門家の支援を受ける

kintoneは多機能であるが故に用途が幅広いため、自社にベストマッチした活用方法を見つけるのは簡単ではないともいわれています。そのため、自社の知見やスキルでkintoneを適切に使いこなせるか自信がない場合は、導入に失敗する前に専門家の支援を受けることも有効です。

kintoneには、電話・メール・チャットを利用したカスタマーサポートの専用窓口が用意されているほか、「サイボウズオフィシャルパートナー」をはじめ、kintone導入支援の実績が豊富にある外部のシステム開発会社も数多く存在します。

当然、弊社フレシット株式会社も多数の実績がございますので、お困りの方はお問い合わせください。

kintoneの活用に関してよくある質問

以下、kintoneの活用に際してよくある質問と、その答えを紹介します。

ITスキルがなくても活用できますか？

ノーコードで業務アプリが作成できるのは、kintoneの大きな特徴の1つです。そのため、プログラミングなどのITスキルや専門知識がなくても、kintoneを活用することは可能です。

ただし、複雑な要件や高度な処理に対応するためのJavaScriptやCSSの使用を始め、外部サービス連携の効果的な実現など、状況によっては一定のITスキルが求められることもあります。

複雑な要件や特殊な業務にも対応できますか？

kintoneには豊富な機能が搭載されており、複雑な要件や特殊な業務にも一定の対応が可能です。

ただし、その内容によっては専門外部サービスとの連携や、プログラミングによるカスタマイズが必要になるほか、あまりに高度で大規模な要求には、完全には応えられないこともあります。

まとめ

kintoneは、専門知識やITスキルを必要とせずノーコードで業務アプリが作成できる上、外部サービスとの連携や自由なカスタマイズなど、高い柔軟性を備えているのが特徴です。一方で、不得手な領域や限界も存在するため、活用方法を見誤ると導入が失敗に終わってしまうこともあります。

kintoneの導入を失敗に終わらせないためには、目的を明確にし、kintoneが不得手な領域を理解した上でスモールスタートすることが大切です。また、導入や運用に際して疑問を感じたり、自社での有効活用に自信がなかったりする場合は、専門家の支援を受けることもおすすめします。本コラムが、kintone導入を成功に導くための一助となれば幸いです。

さいごに

kintone導入の失敗事例を見ていくと、ツールそのものの問題というよりも、「何を実現したいのか」「どこまで任せるべきか」といった判断の曖昧さに起因しているケースが少なくありません。
特に、ノーコードで手軽に始められるからこそ、業務の整理や全体設計が後回しになり、結果として使われないシステムになってしまうことがあります。

当社フレシット株式会社では、こうした課題に対して、ツールありきではなく「業務の整理」と「目的の明確化」からご支援しています。kintoneのようなノーコードツールを活用すべきケースはもちろん、より高度な要件や将来的な拡張を見据える場合には、フルスクラッチでのシステム開発も含めて最適な選択肢をご提案しています。

「まずはkintoneで始めるべきか」「最初から自社専用のシステムを構築すべきか」といった検討段階からでも問題ありません。
現場で実際に使われ続けるシステムを実現するために、当社フレシット株式会社が伴走いたします。まずはお気軽にご相談ください。

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