COLUMN コラム詳細

数字や情報を一覧で管理し、集計や分析までできるスプレッドシート。ビジネスシーンで活用している企業も多いのではないでしょうか。

スプレッドシートは手軽で便利な一方、更新漏れ、入力ミス、属人化などの課題も抱えています。「なんとなく業務は回っているけれど、もっと安全で効率的な方法はないか」と感じるのであれば、管理方法を見直すサインかもしれません。

本コラムでは、以下について詳しく解説します。
・スプレッドシート管理における５大課題
・スプレッドシート管理の限界チェックリスト
・スプレッドシート管理で限界を迎えた場合の対処法

スプレッドシート管理が抱えがちな課題を理解し、限界を迎える前にこれからの運用方法について最適な管理手法を検討しましょう。

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1 スプレッドシート管理の限界とは？
2 スプレッドシート管理における5大課題
3 【チェックリスト】あなたのスプレッドシート管理は限界か？
4 スプレッドシート管理が限界を迎えた場合の対処法
5 「ツール」と「システム開発」どちらを選ぶべきか？
6 スプレッドシート管理は限界を迎える前に改善検討を
7 さいごに
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スプレッドシート管理の限界とは？

スプレッドシートとは、ExcelやGoogleスプレッドシートといった、表計算や情報の一覧化が手軽にできるツールの総称です。

スプレッドシートは案件管理、顧客管理、進捗管理まで、誰でも手軽に活用できる点が強みといえます。しかし、業務を正しく支える仕組みとしては、不安定なツールであることも理解しておきましょう。

まずは、スプレッドシートを組織全体で運用している場合を考えてみます。

スプレッドシートは手軽で便利な反面、複雑な入力制限をつけられません。そのため、組織的に運用する場合、利用者への入力ルールの周知を徹底しなければならないのです。誤ったデータを入力した場合、取り返しがつかないほどデータが崩れてしまう可能性もあります。

なお、組織内では人材の入れ替わりが発生するため、その都度運用ルールを共有・教育する必要があります。当然このような運用体制では、ミスを完全には防ぐのは難しいでしょう。

また、スプレッドシートには入力規則や関数によるチェック機能はあるものの、整合性を自動的に保証する仕組みはありません。そのため、データが崩れた場合の検知や修正は人手に依存することになります。

このように、スプレッドシートは小規模運用には適している一方で、運用ルールが複雑化するにつれ、管理の限界を迎えます。

スプレッドシート管理における5大課題

ここでは、スプレッドシート管理で抱える課題を5つ解説します。

複数人の同時編集でデータが崩れる

従来、社内の共有フォルダに配置されていたスプレッドシートは、同時に閲覧することが可能でした。しかし、複数人で編集しようとすると保存の度に上書きファイルのやり取りが発生し、手間がかかっていたのです。

しかし、近年ではWebやクラウドで管理されるスプレッドシートが普及し、複数人で同時に編集可能になっています。その一方で、複数人で同じデータを変更してデータの上書きが発生したり、入力ルールが逸脱されたことに気づかないままになったりと、データの整合性が崩れてしまう可能性が高まっているのです。

データが増えると動作が重くなる

スプレッドシートでの管理は手軽で便利ですが、大規模な情報の管理には向いていません。Googleスプレッドシート1ファイルの上限は最大1,000万セルといわれています。しかし、実際には100万セルほどから操作が重くなる場合もあります。VLOOKUPなどの複雑な関数を多く使用している場合、1万行ほどでも重く感じるケースも少なくありません。

管理する対象にもよりますが、案件管理や在庫管理をスプレッドシートにする場合、数年もすれば1万行に届くでしょう。そうなると、長期的なデータの蓄積・運用には、スプレッドシートでは耐えられない可能性が高いです。

属人化・ファイル散乱でどれが最新かわからなくなる

スプレッドシートはルールや構造を仕組みでは強制できないため、運用を人に依存せざるを得ません。スプレッドシートは手軽に利用できるため、曖昧な設計のまま運用が始まってしまうことも多いです。結果、最初に作った人にしか運用・入力のルールがわからない、属人化が発生します。

また、「データを崩すのが怖いから元のファイルをコピーして利用する」「便利だから自分用に別ファイルを作る」といった行為によって、ファイルが複製される場合もあります。すると、どのファイルが最新なのか、どのファイルのデータが正しいのかが、わからなくなる可能性もあるのです。

複雑なアクセス権・セキュリティ管理が難しい

多くのスプレッドシートでは、ファイルを「開ける・開けない」、編集が「できる・できない」といった権限設定が可能です。しかし、これらの設定は主にファイルごと、シート、セル単位での制御にとどまり、利用者ごとの複雑で細かいアクセス権の設定をすることは難しいという課題があります。

例えば、従業員の一覧表に給与情報が含まれており、管理職には見せたいが一般社員には公開したくない場合を考えます。この場合、ファイルを分けて管理することが多いです。結果、管理職用と一般社員用のふたつのファイルが出来上がり、従業員の入れ替わりが発生する度に複数ファイルを修正することになります。管理負担が増加すれば、入力ミスやデータ整合性不備を発生させる原因となるでしょう。

外部システムとの連携が限られる

外部システムと簡単な連携であれば、スプレッドシートは得意です。スプレッドシートからデータを抽出するだけであれば、連携を想定している外部システムも少なくありません。

しかし、連携内容が複雑になるにつれて、その難易度は高まります。例えば、スプレッドシートが更新されたタイミングで外部システムに反映する「リアルタイム連携」や、特定のステータスに変更された場合のみ連携する「条件付き連携」などは、安定して運用するのは難しいのが実情です。

また、スプレッドシートはデータの整合性をシステム的に担保する仕組みを持たないため、元のデータが崩れても自動では検知できません。崩れたデータを外部システムに連携してしまえば、外部システムにも影響を与えてしまいます。

【チェックリスト】あなたのスプレッドシート管理は限界か？

スプレッドシート管理の課題を理解した上で、自社のスプレッドシート管理が限界を迎えていないか、確認してみましょう。

以下にチェックリストを用意しました。ひとつでも当てはまれば、スプレッドシート管理の限界が近づいているサインです。管理方法や運用の見直しをしましょう。

データ件数が増え、動作が重い。またはファイルを開くのに時間がかかる
複数人で同時編集する中で、上書きや入力ミスが発生している
入力ルール（表記・形式）が統一されておらず、集計や検索に支障が出ている
シートやファイルが増え、どれが最新かわからないことがある
特定の担当者しか構造や関数を理解しておらず、修正できる人が限られている
権限管理が煩雑で、誰がどこまでアクセスできるか把握しきれていない
外部システムと連携しているが、データのズレや更新漏れが発生したことがある
ファイルのコピーや個別管理が増え、同じようなデータが複数存在している
手作業での転記や修正が多く、作業負担やミスが発生している
データの誤りに気づくのが遅れ、業務に影響が出たことがある

スプレッドシート管理が限界を迎えた場合の対処法

上記のチェックリストにひとつでも当てはまる場合は、スプレッドシート管理の改善を検討すべきです。現実的かつ効果的な対処法を３つ解説します。

専用のツールを利用する

スプレッドシート管理の負担を軽減するための方法として専用のツールを利用することは有効です。例えば、Googleスプレッドシートにはアドオンがあります。アドオンとは、元々のソフトウェアの機能を拡張するための追加プログラムです。Googleスプレッドシートの場合、その数は数千以上といわれています。

本来データの置換や不要な空白の削除などのデータ処理が行える「Power Tools」、スプレッドシートに入力されたデータから自動で請求書や報告書を作成する「Autocrat」、スプレッドシート上にある宛先に自動でGmailを送信できる「Yet Another Mail Merge」などのアドオンがGoogleスプレッドシートでは人気です。

ただし、アドオンのようなツールは、手作業の作業ミス、誤データ修正など部分的な運用負担を軽減するにすぎません。スプレッドシートの構造的な課題を解決するものではないことを理解しておきましょう。

RPAなどの自動化ツール・サービスを利用する

スプレッドシート管理の負担をより減らしたい場合、RPAなどの自動化ツール・サービスの導入も効果的だといえます。

RPA（Robotic Process Automation＝ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、人がパソコン上で行っている定型的な業務を、ソフトウェアのロボットが代わりに実行する仕組みです。

Googleスプレッドシートのアドオンと異なり、スプレッドシート外の他システムも自動化できるのが強みとなります。例えば、スプレッドシート上のデータをWeb画面に入力し、Web側のデータを更新するという処理も可能です。

RPAの例として、スプレッドシートに強い「Microsoft Power Automate」があります。このツールを提供している企業はExcelと同じMicrosoft社ですが、Googleスプレッドシートにも適用できるのが魅力です。RPAは業務フローの変化が発生しないルーティンワークを得意とします。一方、人の思考や状況によって判断が必要となるような業務は対応しきれません。

スプレッドシート管理の負担を大幅に軽減することが期待できます。しかし、専用ツール同様、根本的な運用の見直しには繋がらないのです。

システム導入・開発をおこなう

根本的な運用改善を検討するならば、システム開発がもっとも有効な手段です。例えば、顧客管理をスプレッドシートからシステムに移管する場合、顧客リストをデータベース化し、Web画面上から情報の登録・更新・削除ができるような仕組みをシステム化します。

スプレッドシートをシステム化する最大の利点は、データの不整合を起こさせない仕組みを、システム側に持たせられる点です。

本来、入力してはいけない空白が含まれているデータは、入力時点でシステムがエラーを検知できます。複数の人が同時にデータを更新しても影響が出ないようにデータベースが整合性を担保することも可能です。

また、同じページにアクセスしても権限にあわせて表示を変更するといった、スプレッドシートでは困難な細かな権限設定も可能となります。システム開発にも大きく分けて２つの方法があります。既存システムを導入する方法とフルスクラッチ開発です。

既存システムの導入

クラウドサービスや製品など、既に提供されているシステムを導入して活用します。パッケージ開発とも呼ばれる方法です。複雑な管理は必要ないが、データの整合性を担保したい場合などにおすすめします。

簡単なカスタマイズができるサービス・製品が多く、フルスクラッチ開発よりは安価で実装できます。ただし、フルスクラッチ開発より設計の自由度は低くなります。他のシステムとの連携にも制限がある場合が多いです。

フルスクラッチ開発

システムをゼロから設計・構築します。データの整合性はもちろん、見た目、使いやすさといった使用感まで、自社に最適な形でシステムを導入できる点が何よりも強みです。

既存システムの導入に比べれば費用は高くなる場合が多いですが、拡張性も高く、他システムとの連携を想定した開発も可能です。

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「ツール」と「システム開発」どちらを選ぶべきか？

ツールとシステム開発、どちらを選ぶべきかの判断基準として重要なのは「現在の運用を今後も問題なく継続できるか」という観点です。

ツールが提供するのはスプレッドシート管理の効率化です。課題が主に担当者の作業負担にある場合は、ツールの活用によって十分に改善できる可能性があります。

一方で、データ量の増加や入力ルールのばらつき、ファイルの乱立といった構造的な問題が発生している場合、ツールによる対応だけでは限界があります。これらはスプレッドシートでの管理自体が適さなくなっているサインといえるでしょう。

現時点では運用できているように見えても、業務への影響が顕在化する前に対処することが重要です。今後の業務拡大やデータの増加を見据え、必要に応じてシステム開発を検討することが求められます。

スプレッドシート管理は限界を迎える前に改善検討を

スプレッドシートは手軽で便利なツールであることには違いありません。しかし、大量のデータを複雑なルールで扱うには適さないツールであることは認識しておきましょう。

現在スプレッドシート管理で業務に問題がないとしても、将来的にそのままスプレッドシートを利用し続けることが可能か、ということは考えておかなければなりません。

重要なのは「自社にとって最適な管理方法とは何か」を検討することです。スプレッドシートでの管理の限界を迎える前に、将来性のある管理手法を検討し始めましょう。

さいごに

スプレッドシートは、少人数・小規模な運用では非常に便利なツールです。
しかし、業務の拡大やデータ量の増加、複数部署での利用が進むにつれて、「なんとか運用でカバーする」状態に近づいていくケースは少なくありません。

特に、
・入力ミスや更新漏れが増えている
・ファイルが乱立している
・人によって運用ルールが異なる
・他システムとの連携に限界を感じている

といった状況が発生している場合は、単なる効率化ではなく、管理方法そのものの見直しが必要な段階に入っている可能性があります。

当社フレシット株式会社では、現在のスプレッドシート運用を整理しながら、業務内容や将来の拡張も踏まえたフルスクラッチ（オーダーメイド）でのシステム開発をご支援しています。

単に「スプレッドシートを置き換える」のではなく、
・どのデータをどう管理すべきか
・誰がどのように利用するのか
・将来的にどの業務まで繋げていくのか

といった運用全体を踏まえて設計できることが、オーダーメイド開発の大きな強みです。

「今はまだ運用できているが、そろそろ限界を感じ始めている」
そのような段階こそ、次の管理方法を検討するタイミングかもしれません。

スプレッドシート管理の見直しや、業務に合ったシステム化をご検討の際は、ぜひ一度、当社フレシット株式会社までご相談ください。