ワークフローシステム開発の成功ガイド｜フルスクラッチを選ぶべき理由

稟議、経費申請、契約申請、購買申請、見積承認、発注承認など、社内にはさまざまな申請・承認業務があります。

ワークフローシステムを導入すれば、紙やExcel、メールによる承認業務を効率化できます。しかし、実際に導入を検討すると、「自社独自の承認ルートを設定できない」「金額や部門によって承認者を細かく変更したい」「基幹システムと連携できない」「例外処理が多く、結局システム外で対応している」といった問題に直面することがあります。

特に、複数の事業や拠点を持つ企業、独自の商習慣がある企業では、業務をパッケージに合わせようとすると、かえって現場の負担が増えてしまうこともあります。

ワークフローシステムで重要なのは、単に申請書を電子化することではありません。

「誰が」「どの条件で」「誰の承認を受け」「承認後にどの業務へつなげるのか」という一連の流れを整理し、業務全体をスムーズにつなぐことが重要です。

本コラムでは、「ワークフローシステム フルスクラッチ」「ワークフローシステム システム開発」を検討している事業会社のご担当者さまに向けて、パッケージでは対応しにくい業務をどのようにシステム化するのか、必要な機能、開発の進め方、システム開発会社を選ぶポイントまで解説します。

＞＞フルスクラッチ（オーダーメイド）のシステム開発について詳細はこちら

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、社内で行われる申請、確認、承認、決裁などの一連の業務をシステム上で管理する仕組みです。

たとえば、従来は申請者がExcelで申請書を作成し、メールで上司へ送り、上司が内容を確認して次の承認者へ転送していた業務を、システム上で完結できるようにします。

申請内容や金額、所属部門、役職などの条件から承認者を自動的に判定し、承認が完了した後には、基幹システム、会計システム、販売管理システムなどへデータを連携することも可能です。

ワークフローシステムを導入する目的は、単なるペーパーレス化ではありません。

承認待ちによる業務停滞を減らすこと、申請漏れや入力ミスを防ぐこと、承認状況を可視化すること、内部統制を強化することなど、企業全体の業務をより正確かつスムーズに進めることにあります。

ワークフローシステムで「フルスクラッチ開発」が選ばれる理由

一般的な稟議や経費申請であれば、既存のパッケージやクラウドサービスで十分対応できるケースもあります。

一方で、自社独自の承認ルールや複雑な業務フローを持つ企業では、パッケージに業務を合わせることが難しくなります。

そこで選択肢になるのが、業務に合わせてワークフローシステムをフルスクラッチで開発する方法です。

自社独自の「承認ルール」をシステム化できる

企業の承認業務は、実際には単純な「申請→上司承認→決裁」という流れだけではありません。

たとえば、次のような条件があります。

・100万円未満は部長決裁、100万円以上は役員決裁
・特定の商品を購入する場合は情報システム部門の確認が必要
・新規取引先との契約では法務部門の審査を追加
・所属部門や事業所によって承認者が異なる
・一定条件の場合だけ複数部門の並列承認を行う
・承認者が不在の場合は代理承認者へ回す

パッケージの場合、設定できる承認ルートや条件に制約があるため、業務側をシステムに合わせなければならないケースがあります。

フルスクラッチであれば、自社の決裁規程や業務ルールをもとに、条件分岐、並列承認、差し戻し、代理承認、再申請などを細かく設計できます。

「システムに業務を合わせる」のではなく、「業務にシステムを合わせる」ことができる点が大きなメリットです。

基幹システムや既存システムと連携できる

ワークフローシステムを単独で導入しても、承認後に担当者が別のシステムへ同じ内容を入力していては、十分な業務効率化にはなりません。

たとえば、購買申請が承認された後に、担当者が販売管理システムや基幹システムへ内容を再入力しているケースです。

これでは申請部分だけが電子化されても、転記作業は残ります。

フルスクラッチのワークフローシステムであれば、APIやデータ連携機能を利用して、既存システムとの連携を前提に設計できます。

たとえば、

・見積承認後に販売管理システムへ案件情報を登録する
・発注承認後に購買システムへ発注データを連携する
・経費承認後に会計システムへ仕訳データを連携する
・契約承認後に電子契約システムへ契約情報を送る
・人事申請の承認後に人事システムへ情報を反映する

といった自動化が可能です。

申請・承認だけを見るのではなく、その前後の業務まで含めて設計することで、人による転記や二重入力を減らせます。

業務変更や組織変更に対応しやすい

企業の業務ルールは固定されたものではありません。

組織変更、事業拡大、M&A、新拠点の開設、決裁規程の変更などによって、承認ルートは変わっていきます。

そのため、ワークフローシステムでは「現在の業務に対応できること」だけではなく、「将来変更できること」が重要です。

フルスクラッチ開発では、承認者や金額条件、部門、役職などをマスターデータとして管理し、管理画面から設定を変更できるようにすることも可能です。

毎回プログラムを修正しなければ承認ルートを変更できない設計ではなく、将来の変更を想定しておくことで、長期間使えるワークフローシステムを構築できます。

ワークフローシステムに必要な機能と設計のポイント

ワークフローシステムでは、「申請できる」「承認できる」だけでは十分ではありません。

実際の業務で定着させるためには、申請者、承認者、管理者それぞれが使いやすいシステムにする必要があります。

柔軟な申請・承認機能

ワークフローシステムの中心となる機能です。

申請フォームを作成し、内容に応じて適切な承認者へ自動的に申請を回します。

必要になる代表的な機能には、次のようなものがあります。

・申請
・承認
・却下
・差し戻し
・再申請
・取り下げ
・代理承認
・並列承認
・条件分岐
・添付ファイル
・コメント
・承認履歴

特に重要なのが、条件によって承認ルートを自動的に変更する機能です。

申請金額、所属部署、申請内容、役職、取引区分などを判定し、適切な承認ルートへ自動的に振り分けることで、申請者が「誰に申請すればよいのか」を判断する必要がなくなります。

承認状況を見えるようにする

ワークフロー業務でよく発生する問題が、「誰のところで止まっているのかわからない」という状況です。

申請者のマイページでは、

・申請中
・承認済み
・差し戻し
・却下
・承認待ち

などの状態を一覧で確認できるようにします。

さらに、「現在誰が承認待ちなのか」「申請してから何日経過しているのか」まで確認できれば、担当者がメールやチャットで状況を確認する手間を減らせます。

管理者向けのダッシュボードでは、部門別の申請件数、平均承認日数、滞留している申請などを可視化することも可能です。

単に申請を電子化するだけでなく、「どこで業務が止まっているのか」を把握できるようにすることが重要です。

通知・リマインド機能

承認者がシステムを毎日確認するとは限りません。

そのため、メールや社内コミュニケーションツールなどと連携し、新しい申請が届いたことを自動通知する機能が重要です。

一定期間承認されていない場合には、リマインド通知を送ることもできます。

「3日間承認されなければ再通知する」「5日間経過したら上位者へ通知する」といったルールを設定すれば、承認漏れによる業務停滞を防ぎやすくなります。

権限管理と監査ログ

ワークフローシステムでは、契約、金額、人事情報など重要な情報を扱うケースがあります。

そのため、「誰でもすべての申請を閲覧できる」という設計にはできません。

所属部門、役職、担当業務などに応じて、閲覧・申請・承認・管理などの権限を設定する必要があります。

また、

「誰が申請したのか」
「誰がいつ承認したのか」
「誰が内容を変更したのか」

といった操作履歴を残すことで、内部統制や監査にも対応しやすくなります。

ワークフローシステム開発で重要なのは「申請画面」より業務全体を見ること

ワークフローシステムの開発でありがちな失敗が、現在使っているExcelや紙の申請書を、そのままWeb画面に置き換えてしまうことです。

これでは「紙やExcelを画面に変えただけ」で、業務そのものはほとんど変わりません。

重要なのは、申請前と承認後まで含めて考えることです。

たとえば購買申請であれば、

「申請内容を入力する」
       ↓
「上司が承認する」
       ↓
「購買部門が確認する」
       ↓
「発注する」
       ↓
「納品を確認する」
       ↓
「請求書を処理する」

という一連の業務があります。

このうち「申請→承認」だけをシステム化するのではなく、承認後の発注や会計処理までデータをつなぐことで、大きな業務効率化につながります。

ワークフローシステムのシステム開発では、「申請書をどう作るか」から考えるのではなく、「この申請によって、最終的にどの業務を完了させたいのか」から考えることが重要です。

失敗しないためのワークフローシステム開発の進め方

フルスクラッチだからといって、最初から社内のすべての申請業務をシステム化する必要はありません。

対象範囲を広げすぎると、要件定義が長期化し、開発費用も膨らみます。

まずは対象業務を絞って開発する

最初は、利用頻度が高い、または現場の負担が大きい申請業務からシステム化する方法が有効です。

たとえば、

・購買申請
・見積承認
・契約申請
・経費申請

などから開始します。

実際に現場で利用してもらい、「どこで操作に迷うのか」「どの承認で滞留するのか」「どの機能が不足しているのか」を確認します。

その結果をもとに改善しながら、対象となる申請業務を徐々に増やしていきます。

フルスクラッチ開発では、このように段階的に機能を追加できる点もメリットです。

開発スケジュールの目安

ワークフローシステムの規模や連携する既存システムによって期間は大きく異なりますが、一般的には次のような流れで進めます。

フェーズ	期間目安	主な作業内容
要件定義・設計	2〜4ヶ月	現行業務の整理、申請・承認ルールの整理、画面設計、権限設計、外部システムとの連携方法の検討
開発・テスト	3〜6ヶ月	申請・承認、通知、権限管理、管理画面、外部連携などの開発とテスト
UAT・移行	1〜2ヶ月	実際の利用者による操作確認、マスターデータ登録、既存データの移行、操作説明
リリース	0.5ヶ月	本番環境への移行、利用開始
改善・機能追加	リリース後	利用状況を確認しながら申請業務や外部連携などを追加

重要なのは、期間だけを基準に計画を立てないことです。

特に要件定義では、現在の承認ルートをそのままシステム化するのではなく、「この承認は本当に必要なのか」「同じ情報を別の部署でも入力していないか」「システムで自動判定できないか」といった観点から業務を整理します。

この整理が、ワークフローシステム開発の成否を大きく左右します。

パッケージとフルスクラッチ、どちらを選ぶべきか

ワークフローシステムは、必ずしもフルスクラッチで開発すべきものではありません。

一般的な稟議、経費申請、休暇申請などが中心で、既存サービスの機能で十分対応できるのであれば、パッケージやSaaSを利用したほうが、短期間かつ低コストで導入できる可能性があります。

一方で、

・自社独自の承認ルールが多い
・条件分岐が複雑である
・複数の事業や部門で承認ルールが異なる
・基幹システムや業務システムとの連携が重要である
・承認後の処理まで自動化したい
・将来的に対象業務を拡大したい
・パッケージに合わせるために現場へ無理を強いている

といった場合には、フルスクラッチ開発を検討する価値があります。

判断基準は「フルスクラッチのほうが高機能だから」ではありません。

自社の業務に既製品を合わせるための追加開発、運用上の回避策、人による転記作業などを含め、長期的にどちらが自社に適しているかを判断することが重要です。

システム開発会社を選ぶ際のポイント

ワークフローシステムのフルスクラッチ開発では、プログラムを作る技術力だけでなく、業務を理解する力が重要になります。

現場の業務を理解したうえで提案できるか

「現在の申請書を見せてください」と言って、その内容をそのままシステム化するだけでは十分ではありません。

「なぜこの承認が必要なのか」
「なぜこの情報を入力しているのか」
「承認された後、誰が何をしているのか」

まで確認する必要があります。

場合によっては、「この入力項目は別システムから取得できます」「この確認作業はシステムで自動判定できます」「この承認は別のタイミングにまとめられます」といった提案ができるシステム開発会社を選ぶことが重要です。

業務を理解せずにシステムだけを作ると、現在の非効率な業務までそのままシステム化してしまう可能性があります。

既存システムとの連携まで考えられるか

ワークフローシステムは、単独で完結するものではありません。

会計、販売管理、購買、人事、顧客管理、電子契約など、さまざまなシステムとの接点があります。

そのため、ワークフロー部分だけでなく、社内システム全体を見ながらデータ連携を設計できることが重要です。

既存システムの仕様を確認し、API連携、ファイル連携、データベース連携などから適切な方法を選択できるシステム開発会社であれば、手作業を残さない業務設計につなげやすくなります。

リリース後の変更まで考えているか

ワークフローシステムは、一度作れば終わりではありません。

組織変更、決裁規程の変更、業務変更、新しい申請業務の追加などによって、継続的な変更が発生します。

そのため、開発時点から、

・承認ルートを変更しやすいか
・マスターデータを管理画面から変更できるか
・新しい申請フォームを追加できるか
・外部システムとの連携を拡張できるか

といった将来の運用まで考えて設計する必要があります。

自社の業務に合わせたワークフローシステムを作りませんか？

ワークフローシステムの導入目的は、紙の申請書を電子化することではありません。

申請、承認、その後の業務までデータをつなぎ、現場で発生している確認、転記、催促、進捗確認といった手作業を減らすことが重要です。

当社フレシット株式会社では、ワークフローシステムのフルスクラッチ開発において、最初から「何を作るか」だけを決めるのではなく、現在どのように業務が行われているのかを整理するところから支援します。

「パッケージを検討したが、自社の承認ルールに合わない」
「既存のワークフローシステムでは対応できない業務が増えてきた」
「承認後の転記や手作業までなくしたい」
「複数の業務システムを連携させたい」

こうした場合には、既製品に業務を合わせ続けるのではなく、自社の業務に合わせたシステムを作ることも選択肢の一つです。

当社フレシット株式会社では、現場の業務や既存システム、将来の運用まで確認したうえで、必要な機能と開発範囲を整理し、フルスクラッチならではの柔軟なワークフローシステムをご提案します。

まずは現在の申請・承認業務で抱えている課題をお聞かせください。

＞＞フルスクラッチ（オーダーメイド）のシステム開発について詳細はこちら