基幹システムの寿命はどれくらい？使い続けるリスクや入れ替えの進め方も解説

企業における重要な業務を管理し、事業の推進を支えるために不可欠となるのが基幹システムです。
長い期間使われ続けることも多く、自社の基幹システムが寿命を迎え、そろそろ更新が必要ではないかとお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、基幹システムの更新に悩む担当者様向けに、基幹システムとは何か、寿命はどの程度か、どのような種類があるのかといった基本知識に触れながら、基幹システムが寿命を迎える理由、老朽化した基幹システムを使い続けるリスク、寿命を延ばす方法などについて詳しく解説します。

基幹システムの更新・再構築の進め方や費用についても触れていますので、ぜひ参考にしてください。

基幹システムとは？

基幹システムとは、作業の標準化や効率性の向上などを目的として、主要な業務プロセスをITによって管理し、事業活動の推進を支えながら企業の成長を促すシステムのことです。

一般的に、基幹システムの寿命は平均で14年前後とされていますが、ビジネスを取り巻く環境が目まぐるしく変化し、企業間の競争が一層激しくなっている昨今では、短いサイクルで更新や再構築を検討するのが望ましいと言えます。基幹システムの寿命には、長きに渡って使い続けたことによる老朽化のほか、テクノロジーの進化やビジネス環境の変化に伴う業務プロセス変革の必要性が大きく関わってくるからです。

状況に合わせ、適度なサイクルで基幹システムを更新・再構築できない企業は、ビジネスの成長やイノベーション創出に対する大きな機会損失を被ることになります。

主な基幹システムの種類は、次の通りです。

販売管理システム

販売管理システムは、製品販売時の入荷・出荷、請求、入出金処理などを一元管理し、工数の削減や業務の効率化を図るシステムです。現状の可視化による課題の洗い出しや、将来に向けた売上予測などに活用できる機能を備えたものもあります。

なお、販売管理システムと併用、もしくはその一部として活用されることの多いPOSレジは、法定耐用年数が5年と定められており、基幹システムの平均寿命よりもかなり短いため、注意が必要です。

仕入管理システム

仕入管理システムは、製品やその材料などの仕入に関する情報を集約し、効率的に管理するためのシステムを指します。次項で触れる在庫管理システムとも連動しながら、過剰な仕入などの人的なミスを防いだり、管理コストを削減したりすることが可能です。

製造業を始め、小売業、卸売業など、製品の流通が頻繁に発生する企業を中心に導入が進んでおり、適切な仕入管理による利益率の向上に寄与しています。

在庫管理システム

在庫管理システムは、製品の在庫を正確に把握し、一元管理するためのシステムです。在庫情報をリアルタイムに可視化することで、欠品の発生や過剰な在庫を防げます。また、棚卸業務を効率化したり、前項の仕入管理システムとの連動によって人的ミスを防止したりすることも可能です。

さらに、流動的な在庫を資産として適切に管理することにより無駄な費用の発生を抑え、良好なキャッシュフローに寄与する効果も期待できます。

生産管理システム

生産管理システムは、製品生産時の重要な概念であるQCD（Quality：品質、Cost：コスト、Delivery：納期）を最適化するシステムです。生産管理では、QCDの3要素を最適なバランスに保ちながら、自社の製品や状況に適した生産フローを構築する必要があります。

生産管理システムによって効果的な生産フローを確立し、適切に進捗を管理することで、品質の向上、無駄なコストの抑制、納期の遅延防止などが可能です。さらにそれらの実現により、ライバルとの差別化や、利益の増加、顧客満足度の向上なども見込めます。

受注管理システム

受注管理システムは、製品受注時の情報を一元管理し、受注業務のあらゆるプロセスを効率化できるシステムです。顧客からの注文内容を可視化の上、正確な情報をリアルタイムに把握することで、人的ミスの削減や業務負荷の軽減が実現します。

また、仕入管理システムや在庫管理システムなどと連携することにより、さらなる効率化を図りながら、販売業務全体における生産性を総合的に向上させることも可能です。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の勤怠や休暇の取得などに関する情報を一元管理するシステムです。手間や時間がかかりがちな労務作業を効率化し、担当者の負担を大きく軽減できます。

また、出退勤記録や休暇申請が簡単に行えるため、一般の従業員にもメリットがあります。フレックスタイムの導入やリモートワークの普及などにより多様化した働き方にも、無理のない対応が可能です。

人事給与システム

人事給与システムは、従業員の採用や評価に関する情報を一元管理し、自動で給与と紐付けることで効率化を実現できるシステムです。複雑な人事評価や給与体系に対応できるシステムも多く、多大な手間と時間を要する人事業務のコストを大きく削減できます。

特に、従業員の多い中堅企業から大企業の労務・総務担当者には、必須のシステムと言えるでしょう。

会計管理システム

会計管理システムは、日々の事業活動における入出金管理や、帳簿・決算書による財務管理などを効率的に実現するシステムです。企業にとって重要なキャッシュフローを適切に把握できるほか、各種書類や帳票を容易に作成できるなどの特徴があります。

また、税制改革や法改正などがあった際にも、設定変更やバージョンアップにより一括で対応してくれるため、大きな手間をかけることなくミスやトラブルを未然に防ぐことが可能です。

基幹システムが寿命や老朽化を迎えてしまう理由

上述した通りさまざまな種類がある基幹システムですが、
これらが寿命や老朽化を迎えてしまう主な理由は次の通りです。

• 保守サポートが終了する
• インフラが劣化する
• システムと実業務が乖離する

以下、それぞれについて詳しく解説します。

保守サポートが終了する

基幹システムに限らずですが、サービス提供者による保守サポートは一定期間の経過後に終了してしまうことがほとんどです。それ以後は、たとえシステム障害などのトラブルが発生したとしても、基本的にサポートを受けられなくなります。そのため、保守サポートの終了とともに基幹システムも寿命を迎えたと判断されるケースが多いようです。

適切な保守サポートが受けられず、問題を放置したまま基幹システムを使い続けると、業務の継続に影響を与えるほどの大きなトラブルに発展する恐れがあります。特に、情報漏洩などセキュリティ面でのトラブルが発生した場合、企業の信頼を著しく低下させることになるため、保守サポート終了前に更新や再構築を検討することが大切です。

インフラが劣化する

自社内で設置しているサーバーやネットワークなどのインフラが劣化することも、基幹システムが寿命を迎える理由の1つです。特に、CPUなどのサーバーを構成するパーツは経年による摩耗や老朽化が避けられないため、放置しておくと誤作動を起こしたり、突然故障したりするリスクが高くなります。

また、基幹システムを長い期間使い続けるとデータ量が膨大になるため、既存のインフラのままでは処理能力が追いつかず、高度なスペックを備えた最新のインフラが必要となることがあります。これもインフラの劣化に伴う基幹システムの寿命とみなすことのできる一例です。

システムと実業務が乖離する

システムと実業務が乖離することによって、基幹システムが寿命を迎えたと判断されることもあります。基幹システムの稼働自体に問題はなくても、テクノロジーの進化や社会環境の変化によって実業務を刷新する必要が生じ、既存の基幹システムのままでは対応できないという状態です。

また、企業が新規事業に参入した際には、新たな業務フローや作業手法が発生することになります。これに既存の基幹システムが対応できない場合に寿命を迎えたものと判断し、更新や再構築を検討するというケースもあるでしょう。

寿命や老朽化を迎えた基幹システムを使い続けるリスク

寿命や老朽化を迎えてしまった基幹システムをそのまま使い続けることで、多くのリスクが発生します。
その主なものは次の通りです。

• セキュリティリスクが高まる
• 業務効率が低下する
• 運用保守コストが増加する
• 競争力が低下する

以下、順に解説します。

セキュリティリスクが高まる

寿命や老朽化を迎えた基幹システムにはセキュリティの脆弱性が潜在していると考えられるため、重大なトラブルに発展する恐れがあります。特に、保守サポートが終了しており、バージョンアップや修正プログラムの適用がなくなっている状態では、セキュリティリスクは大きなものとなるでしょう。

セキュリティに関するトラブルには、外部からのサイバー攻撃、ウイルスやマルウェアへの感染、機密データや個人情報の漏洩などがあります。深刻な事態が発生する前に、基幹システムの更新や再構築によって適切なセキュリティ対策を施すことが重要です。

業務効率が低下する

寿命や老朽化を迎えた基幹システムを使い続けることにより、業務効率が低下することもあります。作業プロセスの変革などで、前章で触れたようなシステムと実業務の乖離が発生し、十分に活用できないという状況に陥ります。

また、インフラが老朽化してしまった基幹システムでは、蓄積した膨大なデータ量に対応できず、処理に遅延や中断が発生することがあります。特にリアルタイム性が要求されるような業務では、このような状況は致命的と言えるでしょう。

運用保守コストが増加する

寿命や老朽化を迎えた基幹システムを無理に使い続けることは、運用や保守にかかるコストの増大にもつながります。古いテクノロジーやアーキテクチャのメンテナンスは、多大な労力を要することがあるからです。そのため、最新のテクノロジーを活用した新たな基幹システムに刷新したほうが、結果的にトータルコストが削減できるというケースも多いでしょう。

また、保守サポートが終了している場合は、トラブルの発生時にも大きな手間と時間を要する上、最終的に解決できないといった最悪の事態も覚悟しなければなりません。

競争力が低下する

社会環境が目まぐるしく変化し、企業間競争の激化が進んでいる昨今では、効率的な業務遂行やスピーディな意思決定が不可欠です。寿命や老朽化を迎えた基幹システムでは、最新のビジネス環境にタイムリーな対応ができず、競争力が低下し、ライバルに差をつけられてしまう恐れがあります。

新たな基幹システムへ刷新することによって一時的なコストが発生しても、古い基幹システムを使い続けることによる競争力の低下と売上機会の損失を考えれば、トータルでプラスとなるケースも多いでしょう。

基幹システムの寿命を延ばす方法

基幹システムの寿命を延ばし、できる限り長く使い続けるには、定期的なメンテナンスを怠らず、段階的にアップグレードしていくことが重要です。

定期的なメンテナンスでは、セキュリティパッチの適用や不具合の修正はもちろん、モニタリングツールなどによるパフォーマンス分析をしっかりと行いましょう。その結果を基に課題を漏れなく洗い出し、それぞれの課題を確実に解消していく必要があります。

また、ビジネス環境や組織の変化に適応するにはアップグレードが不可欠となりますが、あれもこれもと一度に手を入れようとすると多大なコストがかかる上、リスクも膨らんでしまうため、段階的に行うことが大切です。まずは小規模な範囲ごとのアップグレード計画を立て、コストの分散とリスクの抑制を図りながら、1つずつ慎重に実施していくことをおすすめします。

基幹システムの更新や入れ替えを行うタイミング

基幹システムが寿命を迎え、更新や入れ替えを行うべき時期であると判断する主な基準は、次の通りです。

• 保守サポートの終了が近い
• サーバーなどインフラの劣化を感じる
• 使用する従業員からの不平・不満が多くなる
• 更新や再構築による効率化を確実に達成できる

前述した通り、基幹システムの保守サポートが終了すると、大きなトラブルが発生するリスクが高くなります。サーバーやネットワークなどインフラの劣化についても同様で、誤作動や突然の故障によって不測の事態を引き起こす恐れがあります。そのため、これらを更新・再構築する際の判断基準にするのは有効な方法です。

また、基幹システムを使用する従業員からの不平や不満が増えたときも、更新や入れ替えを行うべき時期に差し掛かっていると言えます。新しい業務フローにそぐわないため効率が悪かったり、データ量の増加によってパフォーマンスが低下していたりすることで、従業員がストレスを感じていると思われるからです。

さらに、基幹システムの更新や入れ替えによって、業務効率化や生産性向上の実現が明確な場合には、迷わず実施を検討すべきでしょう。いたずらに先延ばしにするようなことはせず、早急に着手することをおすすめします。

基幹システムの更新や入れ替えの進め方

基幹システムの寿命によって更新や入れ替えを行う際は、次の手順で進めるのが基本です。

1. 現状分析と課題の洗い出し
2. 新システムの要件定義
3. ベンダー選定と導入計画作成
4. 開発・移行とテストの実施

以下、順に解説します。

01　現状分析と課題の洗い出し

基幹システムを更新・入れ替えすることが決まったら、まずはユーザーとなる各部署の業務を分析し、課題の洗い出しを実施します。漏れなく洗い出せたら、難易度や影響範囲などを考慮しながら優先順位を付けていきましょう。また、洗い出した課題と照らし合わせて既存システムを評価し、維持されるべき機能や問題点なども明確にします。

これらの内容は、新システムの要件定義や導入計画作成など、次フェーズ以降を実施する際の有効な材料となるため、相応の手間と時間をかけながらしっかりと行うことが重要です。

02　新システムの要件定義

現状分析と課題の洗い出しが終わったら、その結果を参考にしながら、新システムの要件定義を行います。課題の解決に向けた最終的なゴールがイメージできるよう、新たな基幹システムに求められる機能や性能を明確に定義し、要件定義書としてまとめましょう。実際に新システムを開発したりテストしたりする際には、この要件定義書が重要な指針となるため、あいまいではなく、具体的な内容を定義しておくことが大切です。

また、次フェーズのベンダー選定に備え、定義した要件に基づくRFP（Request for Proposal：提案依頼書）を作成しておくこともおすすめします。

03　ベンダー選定と導入計画作成

要件定義が済んだら、新たな基幹システムを開発するベンダーを選定の上、導入計画を作成します。ベンダーの選定では、技術力や開発力が優れていることはもちろん、基幹システムの構築経験が豊富にあることが重要なポイントです。また、自社が属する業界での経験や、競合他社での導入実績があるかどうかまで、細かくチェックすることをおすすめします。

新システムの導入計画は、選定したベンダーとともに作成しますが、トラブルや予期せぬ事態も想定しながらリスクヘッジを行い、無理のない手順とスケジュールを組み立てましょう。

04　開発・移行とテストの実施

導入計画の作成が終わったら、それに沿って新システムを開発の上、既存システムからのデータ移行と十分なテストを実施します。特に、既存システムの運用期間が長かった場合には、データ量が膨大になっていると想定されるため、効率的な方法で慎重に移行することが重要です。

データ移行の完了後、当初定義した要件がしっかりと満たされているか、綿密にテストします。テストによって発覚した不具合は、影響範囲なども考慮しながら迅速かつ慎重に修正しましょう。

基幹システムの更新や入れ替えにかかる費用

基幹システムの寿命や老朽化に伴い、更新や入れ替えを実施する際の費用ですが、その相場は非常に幅があります。

一般的にシステムの構築では規模や実現内容によって費用が大きく変動しますが、基幹システムにおいてもそれは同様です。例えば、特定の担当者のみが使用する人事給与システムでは、機能が限られるためある程度の金額に抑えられるケースがあるものの、多くの従業員が使用する販売管理システムでは、機能が複雑な上に重要性も高いため、金額もある程度の規模となっていきます。

なお、ゼロからすべてを開発するスクラッチ開発を行うのではなく、既存システムをベースに現行のプログラムを流用しながら開発する場合には、費用を抑えることも可能です。

まとめ

フレシット株式会社では、多種多様な業界業種の基幹システムの入れ替えを手がけてきた豊富な実績がございます。

また、基幹システムの入れ替えだけでなく、エクセルやメール、いくつかのパッケージ(クラウドサービス)を利用して行われていた業務を整理・分析して、統一した基幹システムとしてゼロから開発した実績もございます。

この様な、様々な基幹システムの入れ替えや開発で培ってきた知見がございますので、お客さまのご状況(ご予算や社内体制、業務フロー等)を踏まえた提案が行えるかと思っております。

また、多くの基幹システムの入れ替えや開発を手がける中で、陥りやすい問題点等を把握しておりますので、そちらも、随時、必要に応じてアドバイスさせていただきます。

そして、基幹システムの入れ替えや開発をフルスクラッチ(オーダーメイド)で行う中で鍛えられてきた、強靭かつ柔軟な当社の開発チームで要件定義から設計、開発、運用保守まで一貫してご支援させていただきます。

ぜひ、下記のお問い合わせからお気軽にご相談いただければと思います。