システムのブラックボックス化について | 原因・リスクと解消するための対策を解説

システムのブラックボックス化は、企業にとって対策すべき問題のひとつです。

見えないところで少しずつ進行し、業務はもちろん、経営にも大きな影響を及ぼします。そのため、日頃から対策を行い、できるだけ進行を防ぐことが大切です。

本コラムでは、ブラックボックス化の意味や原因、どのような危険性があるのかをわかりやすく解説します。

また、兆候や防ぎ方、実際に起きてしまったときの対処法、外部に解決を依頼する際のチェックポイントまで紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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ブラックボックス化とは？

「ブラックボックス化」という言葉は知っていても、具体的にどのような状態なのか、よくわからない方も多いのではないでしょうか。この章では、用語の意味に加えて、気になる「属人化」との関係性についても解説します。

ブラックボックス化の意味

ブラックボックス化とは、「システムのことがわからない状態」を指します。自社システムの仕組みがわからないと、修正や機能の追加、トラブル時の原因究明などが難しくなります。

その結果、業務が止まったり、担当者の負担が増えたりするなど、さまざまな問題につながるおそれがあります。

属人化との関係

属人化とは、「特定の人に業務や知識が集中している状態」を指します。システムの管理が一人に集中すると、担当者が異動や退職をした際に、ほかの人が仕組みや設定を理解できなくなります。

属人化は、ブラックボックス化の前触れであることが多いです。ただし、必ずしも属人化だけが原因で起こるわけではありません。

ドキュメントの不足や改修の積み重ね、システムの老朽化など、ほかの要因によっても起こります。

システムがブラックボックス化してしまう理由

ブラックボックス化は、いくつかの要因が重なることで、少しずつ進行していきます。
この章では、システムがブラックボックス化する主な理由を解説します。

特定の担当者への業務集中

システムの管理や対応が一人に集中すると、業務の知識や経験が偏り、ほかの人に全容がわかりにくくなります。
「長年同じ人が管理している」「詳しい人がほかにいない」といった場合には、注意が必要です。

ドキュメントなしでの対応・修正

仕様書やマニュアルなどのドキュメントがないまま、対応や修正を続けることも、ブラックボックス化の要因のひとつです。各種ドキュメントが整備されていないと、担当者以外が中身を理解することが難しくなります。

追加開発や改修の積み重ね

場当たり的な開発や改修を繰り返すと、システムの構造が複雑化します。
その結果、担当者でさえ中身がわからなくなり、業務の進行に影響を及ぼすおそれがあります。

既存システムの老朽化

長期間同じシステムを使い続けると、古い技術や仕組みがトラブルの原因になることがあります。
また、過去の担当者がいない場合、システムの全容がわからず、改修や刷新の判断が難しくなる可能性もあるでしょう。

システムのブラックボックス化はなぜ危険なのか？

システムの仕組みがわからないと、日々の業務だけではなく、将来的な経営にも影響を及ぼすおそれがあります。
この章では、ブラックボックス化による主なリスクについて解説します。

障害発生時の対応が難しくなる

ブラックボックス化すると、障害発生時の原因究明が難しくなります。

システムを理解している人が少ない場合、原因を調べるのに時間がかかるだけではなく、誤った操作によって別のトラブルを引き起こす可能性も考えられます。

新しい機能が追加しづらくなる

システムを理解していないと、新しい機能が追加しづらくなります。
既存の機能との関係がわからなければ、新機能を追加した際に、どの部分へ影響が出るのか確認しにくいためです。

不正やミスの発見が遅れる

特定の人に知識が集中すると、第三者による確認が難しくなります。その結果、設定変更やデータ処理などで不正やミスが起きても、発見が遅れる可能性があるでしょう。

また、担当者以外が中身を理解していない状態では、問題が起きた際に適切な確認や判断ができず、企業の管理体制にも影響を及ぼします。

ブラックボックス化し始めている兆候

ブラックボックス化を防ぐためには、完全に進んでしまう前に兆候をつかみ、対策することが大切です。
この章では、ブラックボックス化し始めている主な兆候を解説します。

担当者がいないとシステムのことがわからない

特定の人がいないと、システムの仕組みや設定がわからない場合は注意が必要です。
「システムについて詳しい人が一人しかいない」という状態は、ブラックボックス化の代表的な兆候のひとつです。

仕様や設定を確認できるドキュメントがない

仕様書や設計書、マニュアルなど、システムの内容を確認できるドキュメントがない場合も注意が必要です。

ドキュメントがないまま担当者が変わると、後任者が仕組みや設定を理解できず、トラブルの対応や修正が難しくなる可能性があります。

トラブルの原因をすぐに特定できない

トラブルが起きたとき、原因の特定に時間がかかる場合も注意が必要です。

障害が発生するたびに担当者の経験や勘に頼って対応しているのであれば、システムを十分に理解できていない可能性が高いでしょう。

ブラックボックス化を防ぐ・悪化させない方法

システムの中身が見えない状態を防ぐには、知識や経験、ノウハウだけに頼らない仕組みづくりが大切です。
この章では、ブラックボックス化を防ぎ、悪化させないための具体的な方法を紹介します。

ドキュメント化し変更履歴を記録する

仕組みや運用方法をドキュメント化し、変更した内容も記録しましょう。

例えば、システムの構成や仕様、各機能の役割、操作方法、トラブルが起きたときの対応手順などを記録します。また、変更した際は、変更内容や理由、日時、担当者なども記録しておくと安心です。

こうした情報が残っていれば、「担当者に聞かなければわからない」という状況を避けられます。

ただし、各種ドキュメントは一度作成して終わりではありません。変更したときは内容も更新し、実際のシステムと記録した情報が一致するように管理してください。

複数人でシステムを管理・共有する

システムの管理を一人だけに任せず、複数人で知識や情報を共有しましょう。

特定の人しか仕組みを理解していないと、その人が異動や退職をした際に、管理やトラブル対応が難しくなる可能性があります。複数人が基本的な仕組みや運用方法をわかっていれば、担当者不在の場合でも、一定の対応がしやすくなります。

もちろん、すべての人が担当者レベルの知識を持つ必要はありません。少なくとも、一定数の人が基本的な確認や対応ができる体制を整えることが大切です。

また、定期的に情報を共有したり、引き継ぎの機会を設けたりすることも、知識や情報の偏りを防ぐ方法のひとつです。

外部のシステム開発会社に運用保守を依頼する

自社だけでの管理が難しい場合は、外部のシステム開発会社などに運用保守を依頼することも有効です。

ただし、外部のシステム開発会社にすべて任せてしまうと、そのシステム開発会社に知識や情報が集中し、別の形でブラックボックス化する可能性があります。

そのため、外部に依頼する場合でも、ドキュメントを共有してもらい、社内でも情報を確認できる状態にすることが大切です。

すべてを任せきりにせず、社内と社外の役割や責任範囲をあらかじめ決めておきましょう。

【関連記事】
システム保守の属人化を解消するには？原因・リスク・立て直し方を徹底解説

ブラックボックス化してしまった場合の対処法

システムが見えない状態を改善するには、いきなり改修や刷新を行うのではなく、まずは現状の確認が大切です。
この章では、ブラックボックス化してしまった場合の具体的な対処法をご紹介します。

システムの現状を調査する

まずは、システムの全体像を把握しましょう。

どのような機器で構成されているのか、どのシステムと連携しているのかなどを整理します。
そのうえで、仕様書や設計書、マニュアルなどが残っていれば確認してください。

資料が不足している場合は、実際の設定やプログラムなどを調べ、どのような処理が行われているのかを確認します。

必要に応じて、過去の担当者に話を聞くことも有効です。資料だけではわからない、運用上のルールや過去の改修内容などを確認できる場合があります。

業務フローとシステムの関係を整理する

仕組みを理解したら、実際の業務でどのように使われているのかを整理しましょう。

例えば、「商品の注文を受ける」「注文内容を登録する」「登録した情報を確認する」といったように、業務の流れに沿ってシステムの使われ方を確認します。

また、「どの部署がどの業務で利用しているのか」や「どの機能がどの業務に欠かせないのか」なども整理してください。

業務とシステムの関係を整理することで、システム変更した際の影響を把握しやすくなります。

また、機能の追加や改修、刷新などを検討する際の判断材料にもなるでしょう。

調査結果をドキュメント化し共有する

システムの調査や業務との関係を整理したら、その内容をドキュメントとして残しましょう。

構成や仕様、設定、データの流れ、業務との関係、運用手順などを記録しておくことで、特定の人に知識が集中することを防げます。

すべてを一度に整理するのが難しい場合は、システムの全体像や重要な処理、トラブル時の対応手順など、業務への影響が大きい部分から着手してください。

作成したドキュメントは、関係する部署や第三者が確認できる状態にしておきましょう。

また、内容を変更した際は、ドキュメントもあわせて更新することが大切です。

必要に応じてシステムを改修・刷新する

現状を把握したら、今後の対応方法を検討します。

既存システムを継続して利用できる場合は、必要な部分を改修したり、運用方法を見直したりする方法が考えられます。

一方、「保守できる担当者がいない」「古い技術に依存している」「改修のたびに大きなリスクが発生する」など、維持することが難しい場合は、システムの移行や刷新も選択肢になるでしょう。

ただし、ブラックボックス化しているからといって、すぐにシステムを刷新すればいいわけではありません。

刷新には多くの費用や時間がかかるため、維持する場合と刷新する場合のメリット・デメリットを比較することが大切です。

また、業務への影響や費用だけではなく、将来的な運用保守まで考えたうえで、改修・移行・刷新などを検討しましょう。

ブラックボックス化したシステムの調査・刷新をご検討の方へ

ブラックボックス化したシステムでは、いきなり新しいシステムを開発するのではなく、まず既存システムと業務の現状を把握することが重要です。

当社フレシット株式会社では、既存システムの調査や業務整理を行ったうえで、「現在のシステムを改修して使い続けるのか」「段階的に移行するのか」「フルスクラッチで刷新するのか」といった選択肢を整理し、お客さまの業務に合わせたシステム開発をご支援しています。

パッケージに業務を合わせるのではなく、現在の業務や課題、今後実現したいことを整理しながら、必要な機能をオーダーメイドで設計できることがフルスクラッチ開発の

魅力です。

ブラックボックス化した既存システムをこのまま使い続けるべきか、改修・刷新すべきか判断できない場合も、現状整理の段階からご相談いただけます。

【関連記事】
システム開発に最適なパートナー選びの方法を徹底解説！

ブラックボックス化の解決を外部に依頼するときの確認事項

システムの調査や改善には、専門的な知識が必要になる場合があります。自社だけでの対応が難しい場合は、システム開発会社などの外部ベンダーに依頼することもひとつの選択肢です。

この章では、外部に解決を依頼する際に、確認しておきたいポイントを解説します。

既存システムの調査実績

ブラックボックス化したシステムでは、仕様書や設計書などが不足しており、資料だけではシステム全体を理解できないことがあります。

そのため、外部のシステム開発会社に依頼する際は、ドキュメント不足のシステムを調査し、全体の構成や処理の流れを整理した実績があるかを確認しましょう。

また、「複数のシステム開発会社が関わったシステム」や「すでに担当者がいないシステム」など、情報が不足した状態での調査に対応した実績があると安心です。

レガシーシステムの対応経験

長期間使用しているシステムには、古い技術や現在では使われていない仕組みが採用されている場合があります。

こうした「レガシーシステム」では、現在主流の技術とは異なる知識が必要になることもあるため、過去に調査や改修を行った経験があるかを確認しましょう。

事前に、現在使用しているプログラミング言語やデータベースなどをわかる範囲でまとめておくと役に立ちます。

ドキュメント化の対応可否

システムを調査しても、その内容が特定の人の知識として残るだけでは、同じ問題が再び発生する可能性があります。

そのため、システム構成や仕様、設定などをドキュメントとして残し、社内で共有できる状態にしてもらえるかの確認が大切です。

また、「どのような形式の資料を作成してもらえるのか」「更新が必要になった場合も対応してもらえるのか」まで確認しておくと安心できます。

調査後の改善提案

システムの調査やドキュメント化はもちろん、その後の改善まで提案してもらえるかを確認しましょう。

調査の結果、「システムを改修して使い続ける」「ほかのシステムへ移行する」「システム自体を刷新する」など、必要な対応は企業によって異なります。

そのため、それぞれのメリット・デメリットを踏まえ、自社に適した改善策を提案してもらえるシステム開発会社を選ぶことが大切です。

運用保守の対応範囲

依頼後に運用保守を任せる場合は、トラブル対応や設定変更、定期的な点検など、どこまで対応してもらえるかを確認しましょう。

また、すべてを外部に任せるのではなく、社内と社外でどこまで対応するのかを事前に決めておくことも重要です。

障害が発生した際の連絡方法や対応時間、緊急時の対応可否なども確認しておくと、トラブルが起きた場合にもスムーズに対応できます。

システムのブラックボックス化に関するよくある質問

Q. システムのブラックボックス化とは何ですか？

システムの仕様や設定、処理内容などを十分に把握できず、「どのように動いているのかわからない」状態を指します。特定の担当者しか理解していない、仕様書や設計書が残っていない、長年の改修によって全体像がわからなくなっている場合などが代表的です。

Q. システムのブラックボックス化と属人化の違いは何ですか？

属人化は、システムに関する知識や業務が特定の担当者に集中している状態です。一方、ブラックボックス化は、システムの仕様や処理などを組織として把握できなくなっている状態を指します。属人化が進み、担当者の異動や退職などによってブラックボックス化するケースもあります。

Q. システムがブラックボックス化する主な原因は何ですか？

特定の担当者への業務集中、仕様書や設計書の不足、変更履歴を残さない改修、長期間にわたる追加開発、システムの老朽化などが主な原因です。一つの原因だけではなく、複数の問題が長期間積み重なってブラックボックス化することもあります。

Q. ブラックボックス化したシステムを使い続けるとどうなりますか？

障害発生時の原因究明に時間がかかったり、機能追加や改修が難しくなったりする可能性があります。また、システムを理解している担当者が退職すると、保守そのものが困難になる場合もあります。業務への影響だけでなく、将来のシステム刷新にも影響するため注意が必要です。

Q. システム担当者が退職して仕様がわからない場合はどうすればよいですか？

まず、残っている仕様書や設計書、ソースコード、設定情報、変更履歴などを確認します。そのうえで、実際のシステムやプログラムを調査し、現在の仕様や処理を整理していきます。システムだけを見るのではなく、現場へのヒアリングによって実際の業務との関係を確認することも重要です。

Q. 仕様書がないシステムでも調査できますか？

仕様書がなくても、ソースコードやデータベース、サーバーの設定、外部システムとの連携状況などを調査することで、現在の仕組みを把握できる場合があります。ただし、技術的な調査だけでは実際の運用方法まではわからないことがあるため、担当者へのヒアリングや業務フローの確認も必要です。

Q. ブラックボックス化したシステムはすぐに刷新したほうがよいですか？

必ずしも刷新する必要はありません。調査した結果、既存システムを改修しながら継続利用できる場合もあります。現在の保守性、使用している技術、業務への重要度、改修コスト、将来の事業計画などを整理し、「継続利用」「改修」「段階的な移行」「全面刷新」などを比較して判断することが大切です。

Q. ブラックボックス化したシステムをフルスクラッチで刷新するメリットは何ですか？

現在の業務に合わせて、必要な機能やデータ、外部システムとの連携などを改めて設計できることです。長年の追加開発によって不要になった機能や複雑になった処理をそのまま引き継ぐのではなく、「現在の業務に何が必要なのか」を整理したうえで、新しいシステムを設計できます。

Q. ブラックボックス化を防ぐために最低限やっておくべきことは何ですか？

仕様や設定、システム構成、変更履歴、障害時の対応方法などをドキュメントとして残すことが重要です。また、一人の担当者だけがシステムを理解している状態を避け、複数人で情報を共有します。システムを変更した際にドキュメントも更新する運用まで決めておくことがポイントです。

Q. ブラックボックス化したシステムをシステム開発会社に相談する際、何を準備すればよいですか？

仕様書や設計書、マニュアル、システム構成図、使用している技術、過去の改修履歴など、残っている資料を可能な範囲で準備します。加えて、「現在困っていること」「今後実現したいこと」「日常業務でどのようにシステムを使用しているか」も整理しておくと、現状調査や改修・刷新の検討を進めやすくなります。

まとめ

システムのブラックボックス化は、ある日突然起こるものではありません。特定の担当者への依存やドキュメント不足、長年にわたる改修などが積み重なり、少しずつシステムの全体像が見えなくなっていきます。

重要なのは、問題が起きてから対応するのではなく、「担当者しかわからない」「仕様書が更新されていない」「改修の影響範囲がわからない」といった兆候が見えた段階で対策を始めることです。

すでにブラックボックス化している場合も、すぐに刷新すると決める必要はありません。まずは現在のシステムと業務の関係を整理し、継続利用、改修、移行、刷新のどれが適しているのかを判断することが大切です。

ブラックボックス化の解消で本当に重要なのは、単にシステムを新しくすることではなく、将来にわたっても「誰にもわからないシステム」に戻らない状態をつくることです。

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