生成AIを社員に配るだけでは定着しない！導入後に使われなくなる理由と社内活用を広げる方法

生成AIを日常業務に定着させるために、企業が取り組むべきこと

ChatGPT、Microsoft 365 Copilot、Gemini、Claudeなど、企業が利用できる生成AIサービスは増えています。

しかし、社員が生成AIを使える環境を整えたにもかかわらず、数週間後には一部の社員しか利用していないというケースも少なくありません。

導入直後は、多くの社員が文章作成や要約、アイデア出しなどを試します。ところが、実際の業務で使おうとすると、次のような疑問が生まれます。

• 自分の業務のどこで生成AIを使えばよいのか分からない
• 思ったような回答が返ってこない
• 顧客情報や社内情報を入力してよいのか判断できない

例えば、営業担当者であれば、メールの下書きには利用できても、商談前の情報整理や提案資料の作成、顧客情報の整理などにまで活用できるとは限りません。

総務担当者も、文章の要約はできても、社内規程の確認や問い合わせ対応にどのように取り入れればよいのか、自分の業務に合わせて考える必要があります。

さらに、生成AIでできることも広がっています。

現在は質問に回答させるだけでなく、複数の情報を調査して資料にまとめたり、決められた手順に沿って複数の作業を進めたりする使い方もあります。

ソフトウェア開発では、CodexやClaude Codeのように、プログラムの内容を調べ、修正し、動作を確認するまでの一連の作業を支援するツールも登場しています。

一方、社内で「生成AIは文章を作るためのチャットツール」という認識しか広がっていなければ、社員がこうした使い方を自分で見つけることは簡単ではありません。

その結果、生成AIに詳しい社員はさまざまな業務で活用する一方、使い方が分からない社員はほとんど利用しなくなります。

同じ会社の中でも、部署や担当者によって利用頻度や活用できる業務の範囲に大きな差が生まれてしまうのです。

また、会社が用意した生成AIを十分に使わず、使い慣れた個人向けサービスを業務で利用する社員が出てくる場合もあります。

企業側が利用状況を把握できなければ、どの情報がどのサービスに入力されているのか分からず、情報管理上の問題につながる可能性があります。

つまり、「生成AIを利用できる環境を整えること」と「社員が日常業務で継続的に利用すること」は別の問題です。

生成AIの種類や機能が増えているからこそ、アカウントを配布するだけでは、社員それぞれが自分の仕事に合った使い方を見つけられるとは限りません。

生成AIが社内に定着しないと、企業にどのような問題が起きるのか

生成AIが十分に使われない状態が続くと、単に「導入したツールが活用されない」という問題にとどまりません。

企業にとっては、費用、業務効率、情報管理、人材育成など、さまざまな面に影響が出てきます。

利用されないアカウントにも費用が発生する

生成AIを社員に提供するために有料サービスを契約している場合、利用されていないアカウントにもライセンス費用が発生します。

例えば、全社員分のアカウントを契約していても、日常業務で利用している社員が一部だけであれば、支払っている費用に対して十分な効果を得られません。

導入する社員の人数が増えるほど、実際の利用状況と費用の差も大きくなります。

社員によって業務にかかる時間が変わる

生成AIを利用する社員と利用しない社員では、同じ業務でも作業にかかる時間に差が生まれる場合があります。

例えば、生成AIを活用している営業担当者は、商談前の情報整理やメール、提案資料の下書きなどに利用できます。

一方、同じ部署でも生成AIを使っていない社員は、従来どおり一から作業を進めることになります。

このように、生成AIの利用経験を社員個人に任せたままでは、業務の進め方や作業時間の差を会社として縮めることが難しくなります。

会社が把握できない生成AIの利用が増える

会社が導入した生成AIが使われていないからといって、社員が生成AIそのものを使っていないとは限りません。

会社が用意したサービスではなく、個人向けの生成AIサービスを業務で利用する社員も考えられます。

その際、顧客情報や社内資料などを個人向けサービスに入力してしまうと、企業側が利用状況を把握できず、情報の取り扱いを適切に管理できなくなるおそれがあります。

便利な使い方が社内に共有されない

生成AIを使って業務を効率化する方法を見つけた社員がいても、その方法が本人だけの知識になってしまう場合があります。

例えば、「この業務では生成AIにこのように指示すると効率的に進められる」という方法があっても、社内で共有されなければ、ほかの社員は同じ方法を知ることができません。

さらに、その社員が退職したり異動したりすると、便利な使い方が社内に残らない可能性もあります。

その結果、別の社員が同じ業務で再び試行錯誤することになります。

生成AIが社内に定着していない状態では、ライセンス費用の無駄だけでなく、社員間の業務効率の差、情報管理、ノウハウの共有といった複数の問題が発生します。

企業として重要なのは、何人にアカウントを配布したかではありません。

社員が日常業務の中で、生成AIをどのように活用しているかを把握することです。

生成AIが業務に定着すると何が変わるのか？企業の活用事例

生成AIが業務に定着すると、社員が文章作成や要約に利用するだけでなく、部署ごとの仕事に合った使い方が社内で共有されるようになります。

その結果、日常業務の進め方そのものを変えていくことにつながります。

実際に、企業ではどのような取り組みが行われているのでしょうか。

三菱UFJ銀行｜研修を修了してから生成AIを利用する

三菱UFJ銀行では、ChatGPT Enterpriseを約35,000人に展開しています。

ただし、社員にアカウントを配布して自由に利用してもらうのではなく、eラーニングの修了を利用開始の条件としています。

社員が情報管理や利用上の注意点を理解し、共通の知識を身につけたうえで生成AIを使い始められるようにするためです。

さらに、各部署に「AIチャンピオン」と呼ばれる生成AIの活用を支援する担当者を配置しています。

これにより、現場の社員が自分たちの業務に合った生成AIの使い方を考えられる体制を整えています。

また、特定の業務や目的に合わせて設定した生成AIである「カスタムGPT」の研修後には、4か月で1,800件を超えるカスタムGPTが作成されました。

リサーチなど一部の業務では、作業量が20〜30％削減されたと報告されています。

パナソニック コネクト｜社内の活用事例を共有する

パナソニック コネクトでは、2023年から国内の約11,600人を対象に生成AIの利用を進めています。

導入当初の単純な質問や文章作成といった使い方から、次第に具体的な業務への活用が広がっています。

例えば、次のような業務です。

• 作業手順書の作成
• 資料の内容確認や改善点の洗い出し
• アンケートに寄せられたコメントの分析

同社では、各部門の活用事例を紹介する社内イベントも開催しています。

ほかの部署が実際にどのような業務で生成AIを利用しているのかを知ることで、社員が「自分の部署でも使えるかもしれない」と考えるきっかけになります。

生成AIの便利な使い方を社員個人の知識にとどめず、社内で共有していることが特徴です。

大日本印刷（DNP）｜対象部門と目標を決めて利用状況を確認する

大日本印刷（DNP）では、最初から全社一律に生成AIを導入するのではなく、効果が大きいと見込まれる10部門以上を選び、ChatGPT Enterpriseの利用を開始しました。

また、次のような具体的な目標を設定しています。

• 週に1人100回以上利用する
• 対象業務の作業時間を50％以上短縮する

そのうえで、部門や利用目的ごとに生成AIの利用状況を確認しています。

導入から3か月後には、対象となった利用例の90％で効果が確認され、週単位の利用率は100％に達したと報告されています。

さらに、特定の業務向けに設定したカスタムGPTや活用事例を社内で共有し、個人が見つけた便利な使い方をチームでも利用できるようにしています。

企業事例から分かる生成AI定着のポイント

これらの企業に共通しているのは、生成AIを単に「社員が自由に使うツール」として配布しているわけではないことです。

具体的には、次のような取り組みを行っています。

• 利用開始前に必要な教育を実施する
• 部署ごとに生成AIの活用を支援する
• 実際の業務で役立った利用方法を共有する
• 導入後の利用状況や効果を確認する

生成AIが業務に定着した状態とは、単に利用者が増えた状態ではありません。

「この業務では生成AIをこのように使う」という具体的な方法が社内に蓄積され、社員が日常業務で活用できるようになっている状態です。

生成AI研修でよくある失敗｜一度の研修だけでは定着しない

生成AIを社内に広げるために、まず社員向けの研修を実施する企業は多くあります。

しかし、一度研修を実施しただけで、その後の利用が自然に広がるとは限りません。

研修直後は利用する社員が増えても、数週間後には従来の仕事の進め方に戻ってしまう場合があります。

ここでは、生成AI研修でよくある失敗を紹介します。

基本操作だけを教えて研修を終える

よくあるのが、ChatGPTやCopilotの基本操作、プロンプトの書き方、便利な機能などを紹介して研修を終えるケースです。

プロンプトとは、生成AIに対して入力する質問や指示のことです。

こうした研修は、社員が生成AIに触れるきっかけになります。

しかし、操作方法を覚えただけでは、「自分の業務のどこで使えばよいのか」までは理解できません。

営業、人事、総務、経理では、それぞれ担当する業務が異なります。

同じ操作方法を覚えたとしても、実際の仕事への取り入れ方は部署によって変わります。

一般的な例題だけで研修を終える

「メールを作成する」「文章を要約する」といった例題は、生成AIの使い方を理解するうえで分かりやすい内容です。

しかし、それだけでは社員が普段行っている業務とのつながりが見えにくい場合があります。

例えば、社員が日常的に扱っている資料や業務を題材にしなければ、「便利なのは分かったが、自分の仕事では使わない」という結果になりがちです。

生成AIを実際の業務で利用してもらうには、普段の仕事に近い場面で試してもらうことが必要です。

研修後に「自由に使ってください」と社員に任せる

研修後に具体的な利用場面を示さず、社員それぞれに活用方法を考えてもらう方法にも限界があります。

生成AIに関心のある社員であれば、自分で試しながら新しい使い方を見つけられるかもしれません。

一方、普段からデジタルツールに慣れていない社員や、日々の業務に余裕がない社員は、新しい使い方を考えるための時間を確保しづらいのが実情です。

その結果、生成AIに関心のある一部の社員だけが利用する状態になってしまいます。

利用ルールが曖昧なまま使い始める

生成AIを業務で利用する際には、情報の取り扱いに関するルールが必要です。

例えば、次のような点です。

• どのような情報を入力してよいのか
• 顧客情報を入力しても問題ないのか
• 生成AIが作成した文章をそのまま使用してよいのか

こうしたルールが曖昧なままでは、社員によって判断が分かれてしまいます。

慎重な社員は利用を避ける一方、別の社員は個人向けの生成AIサービスを利用する可能性もあります。

社内で生成AIの利用を広げるためには、禁止事項を示すだけでは不十分です。

「この範囲であれば利用してよい」という基準まで明確にする必要があります。

研修後の利用状況を確認しない

研修を実施した時点で取り組みを終えてしまうと、実際にどの部署で生成AIが使われているのか、どの業務で役立っているのかを把握できません。

例えば、生成AIを利用していない部署があっても、その理由を確認できません。

また、便利な使い方を見つけた社員がいても、その方法がほかの部署に共有されないままになります。

研修は、あくまで生成AIを使い始めるきっかけです。

研修後の利用状況を確認することで、初めて次に必要な取り組みを判断できます。

生成AI研修で重要なのは、社員に機能や操作方法を覚えてもらうことだけではありません。

自社の業務で使う場面を具体的に考え、利用ルールを共有し、研修後も実際の利用状況を確認するところまで計画する必要があります。

生成AI導入前に確認すべきポイント｜誰が使うかだけでなく、何を任せるかを決める

生成AIを社内に導入する前には、どのサービスを利用するかだけでなく、「誰が、どの業務で、どこまで生成AIに任せるのか」を決めておくことが重要です。

現在は、文章作成や要約だけでなく、複数の作業をまとめて実行する「AIエージェント」と呼ばれる技術も登場しています。

AIエージェントとは、与えられた目的や指示に応じて、必要な情報を調べたり、複数の作業を順番に進めたりする仕組みです。

こうした利用方法も踏まえ、生成AIを実際の業務でどのように活用するのかを具体的に考える必要があります。

生成AIを利用する業務を先に決める

最初に確認したいのは、「どの業務で生成AIを利用するのか」という点です。

全社員に自由に使ってもらうだけでは、それぞれの社員が自分の仕事への取り入れ方を考えなければなりません。

そのため、部署ごとに具体的な業務を挙げていきます。

例えば、次のような業務が考えられます。

部署	生成AIの活用を検討する業務
営業部門	商談前の情報整理、メール作成、提案資料の下書き
総務部門	社内文書の作成、社内規程の整理
人事部門	求人票の作成、研修資料の作成

このように、実際の業務を具体的に挙げることで、生成AIをどこで利用するのかを考えやすくなります。

質問への回答以外に、どのような作業を任せるか考える

生成AIの活用方法は、チャット画面に質問を入力して回答を得るだけではありません。

例えば、次のような使い方もあります。

• 複数の資料を調査して内容をまとめる
• 決められた手順に沿って作業を進める
• ほかのツールと組み合わせて処理する

ソフトウェア開発では、CodexやClaude Codeのように、プログラムの内容確認、修正、テストなど、複数の作業をまとめて支援するツールがあります。

一般的な業務でも、情報収集から内容の整理、資料の下書きまでを連続して任せる使い方が考えられます。

そのため、「社員にどの生成AIサービスを使ってもらうか」だけでなく、「現在、人が行っている作業のうち、どこまでを生成AIに任せるのか」という視点で業務を見直すことが重要です。

生成AIに任せる作業と、人が確認する作業を分ける

生成AIに任せる作業が増えるほど、人が確認すべき場面も明確にしておく必要があります。

例えば、次のような役割分担です。

業務	生成AIに任せる作業	人が担当する作業
社内資料の作成	資料の下書き	必要に応じた内容確認
顧客向け提案書の作成	提案書の下書き	顧客に提出する前の内容確認
問い合わせ対応	問い合わせ内容の分類	最終的な回答

生成AIが作業を実行できるからといって、すべてを任せればよいわけではありません。

生成AIが誤った内容を出した場合に、業務や顧客にどのような影響があるのかを考える必要があります。

そのうえで、どの段階で人が内容を確認するのかを決めます。

生成AIに入力してよい情報の範囲を決める

社員が安心して生成AIを利用するためには、情報の取り扱いに関する明確な基準が必要です。

例えば、次のような情報について、利用ルールを決めておきます。

• 顧客情報
• 個人情報
• 契約情報
• 社外秘の資料

単に入力を禁止する情報を決めるだけでなく、次の点も具体的に示します。

• どの生成AIサービスであれば使用が認められるのか
• 個人名などを削除して匿名化すれば利用できるのか
• どの情報を参照できるようにするのか

特に、AIエージェントに複数の資料やサービスへのアクセスを許可する場合は注意が必要です。

AIエージェントがどの情報を参照できるのかを事前に確認し、利用できる範囲を明確にしておく必要があります。

部署ごとに具体的な使い方を用意する

全社員に同じ生成AIの使い方を求める必要はありません。

部署によって日常業務が異なるため、生成AIに任せられる作業も変わります。

営業、人事、総務、経理、技術部門など、それぞれの部署で頻繁に行っている業務を確認します。

その中から、生成AIを利用することで社員の負担を減らせる業務を選びます。

全社共通の基本研修に加えて、部署ごとの実際の業務を題材にした研修を実施することで、社員も自分の仕事に置き換えて使い方を考えやすくなります。

便利な使い方を共有し、導入後の変化を確認する

生成AIの便利な使い方が見つかっても、その方法を本人しか知らなければ、会社全体には広がりません。

例えば、次のような業務で効果があった利用方法を社内で共有します。

• 営業メールの下書き
• 会議資料の整理
• 問い合わせ対応の準備

また、導入後は単にログインした社員の人数を確認するだけでは不十分です。

次のような点も確認する必要があります。

• どの業務で生成AIが利用されているか
• 生成AIの利用によって作業時間がどのように変わったか
• これまで人が担当していた作業のうち、どこを生成AIに任せられるようになったか

生成AIの導入では、「社員に何を使ってもらうか」だけを決めても十分ではありません。

「どの仕事を人が担当し、どの仕事を生成AIに任せるのか」まで整理することが重要です。

そうすることで、単なるチャットツールの導入にとどまらず、業務そのものの見直しにつなげることができます。

まとめ｜生成AI導入のゴールは「社員全員に使わせること」ではない

生成AIを社内に導入する目的は、社員全員に毎日利用してもらうことではありません。

重要なのは、生成AIを利用することで、これまで時間がかかっていた業務や、特定の社員に頼っていた作業をどのように改善できるかです。

そのためには、社員にアカウントを配布するだけでなく、次のような取り組みが必要です。

• 生成AIを利用する業務を具体的に決める
• 情報の取り扱いを含めた利用ルールを整える
• 自社の実際の業務を題材にした研修を行う
• 効果があった利用方法を社内で共有する
• 部署ごとの業務に合わせて活用範囲を広げる

また、導入後は「何人がログインしたか」だけではなく、どの業務で利用されているのか、作業時間がどう変わったのか、社員が継続して利用しているのかを確認します。

利用されていない場合は、その理由を把握し、対象業務や研修内容、利用ルールを見直すことも必要です。

生成AIは、導入するだけで業務を変えてくれるツールではありません。

社員が実際の仕事で利用できる場面を企業側が具体的に示し、便利な使い方を社内で共有していくことで、日常業務の一部として定着していきます。

生成AI導入のゴールは、「全社員が使っている状態」ではありません。

「必要な業務で、必要な人が、適切に使えている状態」を目指すことが重要です。

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